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 電子メールにファイルを添付する際には、情報漏えいにならない配慮と、相手に確実に添付ファイルが届くための配慮が必要です。

 まず添付するファイルの容量を確認する必要があります。大容量のファイルがメールに添付されていると、相手にとってはメールの受信に時間がかかりますし、メールが届かないこともあります。

 添付ファイルの容量は、大きくても1MB程度にしておきましょう。それよりも大きい場合は、圧縮してから添付します。

 万一メールが漏えいしたときのことを考えて、ファイルを開くパスワードも設定します。特に社名や個人名などの個人情報を扱う際には、パスワード設定は、忘れずに行いましょう。

 パスワードは、ファイルが添付されたメールとは別のメールで知らせます。メールが漏えいしたときにメール本文にパスワードが明記されていたら、添付ファイルを簡単に開かれてしまうからです。

 企業のセキュリティレベルによっては、添付ファイルだけが届かないこともあり得ます。その場合でも、件名に「添付あり」と書いてあれば、相手は、添付ファイルが届いていないことに気がつきます。ファイルを添付するときは、件名または本文で、添付ファイルがあることを明記しておきましょう。


森 美緒(もり みお)
グローバル ナレッジ ネットワーク 人材教育コンサルタント、産業カウンセラー
1999年、教育出版社に就職し、営業および営業担当者向け研修を担当。商社での秘書業務を経て、2005年にグローバル ナレッジ ネットワークに入社。2006年より現職。ビジネスマナー、プレゼンテーション、コミュニケーションなどのヒューマン・スキル研修の実施に当たっている。