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どんなプロジェクトでも必ず必要な管理作業は「進捗管理」だ。やり方はいろいろあるが、「プロセス単位の進捗管理」をぜひ心がけてみてほしい。この方法なら、プロジェクトのボトルネックをひと目であぶりだせる。今回はプロセス単位で進捗管理する方法について、筆者が実際に現場で実施している考慮点と併せて解説したい。

後藤 年成
マネジメントソリューションズ 取締役 PMP


 皆さんが進捗管理を実施する目的は何でしょうか。もちろん、「プロジェクトの各タスクの進み具合を管理して、遅延しているタスクを明らかにし、対策を打つため」だと思います。

 しかし、進捗管理の仕方によっては、「どこに遅延の原因があるのか」「その遅延原因を本当に正しく把握しているのか」「原因に対して正しい対策を計画しているのか」が見えてこない場合があります。

 言うまでもなく、進捗管理の目的はプロジェクトを計画したスケジュール通りに進めること。それならば、「計画どおりに進めるにはどうすればよいか」が進捗管理の結果から自ずと見えてくるのが理想です。

 そこで、私がPMOとして利用している進捗管理方法は、成果物の作成の一つひとつのプロセス単位で進捗管理を行う方法です。

設計書1本ごとの進捗は分かっても、遅れの原因は見えてこない

 その前に一般的な進捗管理方法を見てみましょう。図1を見てください。例えば、あるシステムで200本の設計書を作成する場合、皆さんはどのような進捗管理を実施するでしょうか。よくあるのは、設計書の完了予定と実績を1本ずつ管理したり、全数のうちの完了数をパーセント(%)で数値化したりすると思います。

図1●一般的な進捗管理
図1●一般的な進捗管理
このような進捗管理では、何がボトルネックで遅延が発生しているか把握しづらい

 皆さんも経験があると思いますが、この管理方法だと設計書1本ごとの着手から完了までの状況がよく分かりません。プロジェクトによっては、「着手したら進捗率10%」「作成完了で50%」「レビュー終了で80%」といったルールを決めて進捗率(%)を把握するところもあるようです。しかし、これを用いても、着手から完了までの間の何が原因で進捗が遅れているのか、詳細に分析していかないと分からないのが実情です。