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アポイントメントの管理をブラッシュアップ

 前回は、タイムマネジメント用ツールを用意するところまで話をしましたので、今回からはその使い方を紹介していきましょう。

 その前に、ちょっと復習です。私たちの仕事は、時間の観点でアポイントメントとタスクの2種類に分けられます。アポイントメントは会議や打ち合わせなどの「時間が決まっている仕事」。一方、タスクは資料作成や事務処理などの「時間的に自由な仕事」でした。

 今回は、前者のアポイントメントの管理について紹介します。アポイントメントの管理とは、いわゆる「スケジュール管理」のこと。すでに実行している人も多いと思いますが、この機会にアポイントメント管理をブラッシュアップしてみてはいかがでしょうか。

アポイントメントの管理で「空き時間」を明確にする

 ところで、私たちはなぜ、アポイントメントを管理するのでしょうか? その理由の1つは、会議などの予定をうっかり忘れてしまわないため。アポイントメントは相手と約束しているだけに、守るのがマナーですし、信用に関わります。アポイントメントを忘れないことは、ビジネスマナー上とても重要なことです。

 アポイントメント管理を行う2つめの理由は、ダブルブッキングの防止です。ダブルブッキングとは、同じ時刻に複数の予定が重なってしまうこと。これも当然ビジネスマナーとして許されません。たとえば、約束の時刻の直前にダブルブッキングに気づいたときなどは冷や汗もの。二度と経験したくないものです。

 これら2つの理由はビジネスマナーに関わることですが、それ以外にアポイントメント管理が必要な理由があります。それは、自分の「空き時間」を明確にすることです。