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 システム開発などのプロジェクトの現場で、最も身近なツールのExcel。誰もが手軽に利用できる半面、管理対象のデータが増えると使いづらくなる。このため、百戦錬磨のプロジェクトマネジャーともなれば、独自のExcel活用術をいくつも身につけている。本連載では、現場で培われたワザを、現役のプロマネたちが利用シーンと合わせて披露する。IT以外のプロジェクトでも“即戦力”となるワザも多い。

 プロジェクトマネジャーにとって、表計算ソフトのExcelほど、身近なソフトはない。作業の進捗状況や課題、工数などのデータを、Excelを使って表やグラフで整理すると、管理しやすくなる。

 だが、使い続けていくと、Excelでは管理しにくい面も出てくる。(1)まとめた表の一覧性が悪くなり、ぱっと見ただけでは情報を把握できない、(2)報告資料にまとめるのが大変になる、(3)プロジェクトで集めた作業実績などの大量データを生かせない――といった課題があるのだ。

図1●Excelでのプロジェクト管理における三つの課題と解決策
図1●Excelでのプロジェクト管理における三つの課題と解決策
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 特に、表やグラフの作成といった表計算ソフトとしての基本機能だけを使っていると、こうした使いにくさに直面しやすい。しかし、現場で活躍するプロジェクトマネジャーの多くは、Excelが備えるさまざまな機能を使いこなし、これら三つの課題を解消している(図1)。

 Excelには、「どのパソコンにも備わっているので、誰とでも情報を共有できる」「自由にデータを加工できる」という、専用のプロジェクト管理ソフトにはない良さがある。本連載では、実際のプロジェクト管理での事例を基に、上記の三つの課題を解決するのに有効なExcelの活用術、すなわち「一覧性を高めるワザ」「資料作りに役立つワザ」「データ分析に役立つワザ」を現役のプロジェクトマネジャーたちに披露してもらう。まずは、一覧性を高めるワザから見ていく。

【一覧性を高めるワザ】 「条件付き書式」で色分け表示

 プロジェクトが進むにつれ、管理するデータはどんどん増えていく。Excelの表でデータを管理していると、パソコンの一画面だけでは収まらず、延々とスクロールしなければ表の全体を確認できなくなる。そうなると、表に並んだ数字を追っていくだけでは、プロジェクトの状況を即座に把握するのは難しくなる。管理を効率化するには、いかにデータの一覧性を高めるかが問題だ。

 今回の取材では多くのプロジェクトマネジャーが、「条件付き書式」と呼ぶExcelの機能を活用することで、データ量が増えてもプロジェクトの状況をすぐに把握できるように工夫を凝らしていた。

 条件付き書式は、設定した条件を満たすと、色や枠などのセルの書式を変更させる機能のこと。「プロジェクトの現状把握」「プロジェクト計画時に作るWBS(Work Breakdown Structure、作業分解図)」[注1]「プロジェクトの課題管理」のそれぞれのケースにおける、条件付き書式の活用ワザを見ていこう。