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 数カ月にわたり、お送りして参りましたこの連載、今回でいよいよ最後となります。最終回では、これまでの内容を皆様の実務に活かすために「まずどこから始めるべきか?」についてお伝えしたいと思います。

とりあえず“心配事”を書きだす

 プロジェクトマネジメントとはリスクと戦う武器です。まずは戦う相手をハッキリさせなければ始まりません。

 とりあえず、皆さんがこれから仕事を進める上での心配事、「モヤモヤしていること」「不安に思っていること」「このままでは危ないと思っていること」を洗い出してみましょう。

 「うーん、あまりやったことない仕事だからよくわからん!」とか「ふーむ、もしかしたら人手が足らなくなるかも?」とか「いやー、気難しいお客様だからいろいろ怒られるかも・・・」とか、考えれば様々な心配事、つまりリスクを見つけることができると思います。

 洗い出しが終わったら、それぞれの心配事について対応策を考えてみましょう。

 と言っても、「えーい、当たって砕けるぞ!」とか「まぁ、最後は徹夜で何とかなるかな?」とか「危険だからあまり首を突っ込まないようにしよう・・・」とか、諦めてしまっては敵を明確化した意味がありませんから、ここでは戦い方、つまり戦略を練らなければなりません。

「勉強期間を設け、過去の類似プロジェクトを調査しよう」
「兼任している業務を部下に任せ、こちらの仕事に集中しよう」
「お客様と頻繁にコミュニケーションを取る機会を作り、逐次確認しながら進めよう」

 いろいろ視点を変えながらじっくりと考えてみると、様々な工夫の余地があることに気付くはずです。ここでいかに考え抜いてリスクに対する有効な戦略を立てるか、これが最初の重要なポイントとなります。

簡単な計画を作ってみる

 それでは次のステップ。戦略に基づいて具体的な作戦計画を組み立てましょう。つまり、リスクへの対応策を組み込んだプロジェクト計画書を作成するのです。

 プロジェクト計画書には様々な内容が含まれることを説明してきましたが、慣れない方はまずスケジュール表だけでも構いません。今後必要となる作業を洗い出し、担当者・作業期間を設定してガントチャート形式のスケジュール表を作ってみます。

 この時、頭の中で作業の進め方を具体的に思い描きながらスケジュールに落とし込んでいくことが重要です。例えば、資料作成の作業も、「資料を作る」→「上司のチェックを受ける」→「修正する」→「上司に再チェックを受け、承認を得る」→「お客様に提出する」といった進め方をイメージしながらスケジュールを検討すると、より精度を高めることができるはずです。