「品物をいただいた」「食事に連れて行っていただいた」など、人から好意を頂いた時には、必ず礼状を出し、自分の感謝を伝えるようにしてください。
今回Aさんからは、Bさんを紹介して頂きました。Bさんには、忙しい中時間を割いて会って頂きましたので、1と4が正解です。
礼状は、当日か遅くても2～3日後までに出しましょう。2のように、1カ月後に出すのは遅すぎます。常に葉書を2～3枚携帯していれば、人と会った直後でも、移動中やスキマ時間を利用して礼状を書くことができます。
礼状は、手書きで丁寧に書くことが大切です。人は、書かれている文字から、書き手の人柄に関する印象を受けるからです。書き手の実際の行動はさておき、乱雑に書かれた文字からは、「仕事も雑にしそう」、丁寧に書かれた字からは「物事が丁寧で誠実そう」など、読み手は色々と感じるものなのです。3のように、印刷したものをそのまま送るのは、できれば避けたいところです。
しかし現実は、「パソコンで文章を書いて印刷」したり「メールで礼状を出す」ことが多いことでしょう。その場合は、可能であれば相手との独自のやりとりを明記することを心がけます。独自のやりとりが無いと「使い回しの文章だな」と相手に快く思われない場合があるからです。
例えば「B様にお教え頂いた○○に関しては、早速書籍をとりよせました」や「A様からのアドバイスに基づいて、○○の準備をして参りましたたら、B様に大変喜んで頂けました」など、相手とのやりとりを具体的に示すことで、感謝の意を表すことができます。
それも難しい場合は、冒頭の宛名以外にも、「A様のご尽力のお蔭で～」など、文中にも相手の名前を明記するようにしましょう。礼状を読んだ読み手が、自分のことを考えてくれたことが分かる文章を書きたいものです。
最近は、手書きの礼状を書く人は、少なくなりました。目立つからこそ上手に活用し、信頼関係の構築に役立ててくださいね。
グローバル ナレッジ ネットワーク 人材教育コンサルタント
