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 毎週たくさんの会議に出席しています。自分なりの意見は持っているつもりなのですが、いざその場になると、なんだか重い雰囲気に飲まれ、発言する気になれません。結果的に、参加者全員の意見が集まる場として機能していない気がします。理想的な会議の進め方を教えてください。

 会議は難しい。活発な議論ができずに「説明会」で終わってしまうことが少なくない。時間切れで消化不良になってしまうこともよくある。会議のルールを会議室の壁に貼るなどして、「時間前に集まろう」「全員が発言しよう」「結論を確認しよう」「時間内に終わろう」と努力しても、実際にはなかなかうまくいかない。読者のみなさんにも、少なからず心当たりがあるのではないだろうか。

 たまにであればまだしも、会議をする機会は多いのでやっかいだ。会議の問題は特定のチームや会社だけのものではなく、広く一般的な問題である。

 筆者は会議という「メソッド」の限界が来ているのではないかと感じている。つまり、会議のルールを決めても解決しない、もっと大きな課題がそこにあると考えた方がいいと思う。「自由闊達に議論すればいいじゃないか」と組織の上の方の人は言うかもしれないが、そんなことで解決するほど生易しい問題ではない。

 筆者は会議問題に対する抜本的な解決策を提示したい。それは、会議をやめて「ワークショップ」に切り替えることだ。

 単に呼び方だけを変えるのではない。会議とは異なるルールに沿って議論をするのだ。ワークショップは次の四つのルールに基づいて進める。

  • 普段着ている「鎧」を脱ぐ。参加者が各自の所属部門や肩書きを脱いで、一個人として発言しようということ
  • 肯定的な振る舞いをする。他人の意見を否定することはやめよう、人の意見をさらに発展させるようにしよう、なるべく笑顔で対話しよう、といったもの
  • 全員が参加する。みんな発言しよう、ワークショップの運営者である「ファシリテーター」に協力しよう、人の話の腰を折るのはやめよう
  • 間違いを恐れない。どんなことでも、まずは言ってみよう

 筆者自身、ワークショップに参加してみて感じるのは、安全な場所にいるという安心感だ。思ったことが素直に発言できるというリラックス感とも言える。自分の発言が否定されない、発言が後で人事評価に使われない、といった実感があると、思っていることが意外なほど素直に発言できる。

 参加者全員の意見を付箋紙に書き留めて集めるようにすれば、声の大きな一部の人だけが話すのではなく、引っ込み思案の人でも意見が出しやすい。