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 相手に伝わる・分かる文章で「とても大事なこと」の一つに「思いついた順番で書かない=情報を整理して書く」ことがあります。思いついた順番にダラダラ書く文章は、読みにくいダメ文章です。

 情報を整理し、同じ属性を持つ内容は、グループ化する、センテンスの前には見出しを付ける、グループには階層(レイヤリング)を持たせるなど、情報を整理して書くと読みやすくなります。

 本格的なレポートなどの「多い分量をじっくり読ませる」必要のある場合に「情報を整理する」のは当然ですが、日常的な報告の文章、情報連携の文章なども、以下の観点で「情報を整理」し文章を書きましょう。

<情報を整理して構造的に書くためのポイント>

  • 同じ属性を持つ内容は、グループ化して書く。
  • 見やすいように、グループには見出しを付ける。
    =>たとえば、(1)結論、(2)理由、(1)原因、(2)結果など
  • グループには、階層の概念も考慮する。
    =>(1)概要、(2)詳細、(1)大分類、中分類、小分類 など