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 さらに、インドやヨーロッパの一部ではまだ高度なWeb会議システムに求められるネットワークインフラが整備されていない地域もあります。この場合、Web会議システムから切断されたり、そもそも参加するまでに多くの時間がかかったりする場合があります。

 参加者の間にはタイムゾーンの違いによる時差があるため、会議に使える時間は限定されています。今回のように日欧米が参加する会議はどこかの国が早朝、また、別の国が深夜にならざるを得ません。したがって、出席者を拘束できる時間は短く、会議中に深く議論している余裕などありません。そのため、業務要件の詳細までがすんなりと合意されない場合は、要件が未確定のまま次のフェーズに進ませてしまうか、もしくは、当初の予定よりも多くの会議を追加する必要がでてきます。タイムゾーンに違いによって、追加の会議の開催日時を合意するのも難易度が高く、スケジュールに影響を及ぼすことになりやすいのです。

 言語の違いによるコミュニケーションミスについては、これまで本コラムで解説しているので省略しますが、伝えることと理解することに不安があればグローバルで議論し合意することはほぼ不可能だと考えるべきです。万が一、コミュニケーションの品質が低ければ、議論の内容が理解されないまま合意形成が進むことも考えられ、その場合、後続のフェーズに影響が出てくるのです。

グローバルプロジェクトでの会議の失敗は命取り

 グローバルプロジェクトの会議で発生する主な課題を紹介しましたが、どのようにすれば会議は成功したのでしょうか。

  • 会議の目的の周知徹底
  • グローバル要件の合意プロセスの整備
  • 大項目だけではなく細分化されたアジェンダの共有
  • 各国が業務要件をとりまとめた資料の事前配布

など、いくつもの解決策を思い浮かべることができます。このほか

  • 大項目ごとに詳細な業務要件を洗い出す方法のトレーニング
  • 会議前にコンフリクトを起こすことが判明している国との事前調整・根回し

など、さらに踏み込んだ解決策も挙げられます。