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 携帯電話向けポータル・サイト「モバゲータウン」などを提供するディー・エヌ・エー(DeNA)は2009年7月,全社の情報共有基盤となるグループウエア・システムを刷新,本格稼働させた。日本IBMの「Lotus Notes」とネオジャパンの「desknet's」を使ったシステムから,サイボウズが提供する「サイボウズ ガルーン 2」に移行し,グループ全体の1000ユーザーが利用する。

 DeNAでは,2000年ごろからLotus Notesを導入し,社員名簿や業務処理依頼などの申請書の管理,簡単なワークフロー処理などに利用してきた。また2005年からは,社員間でスケジュールを共有するための仕組みとして,desknet'sを導入して活用してきた。今回,Lotus Notesとdesknet'sを,ガルーン 2に置き換える。システム刷新に当たっては,業務拡大に伴う人員増加に対応するため,全社ポータル機能とスケジュール共有の大きく二つの機能を重視した。

 新システムでは,NAS(Network Attached Storage)やNotesのデータベースに分散して格納されている情報を,ガルーン 2のファイル管理機能を使って一元管理できる。また,社内のやり取りを電子メールから,ガルーン 2が持つ社内メール機能に移行することで,誤って社外に情報を漏らすことを防ぐ。書き込んだ順にメッセージが表示される掲示板機能を利用して,過去にやり取りした社内メールを指定した相手と共有することも可能だ。

 業務の進捗を関係者間で共有する仕組みも備えた。法務部門への契約書の作成依頼といった業務を,サイボウズが提供するWebデータベース・システム「デジエ」を使って共有する。従来は,電子メールを使って依頼内容を管理していたが,担当者の操作ミスによるメールの送信漏れなどの問題があった。新システムでは,業務依頼や担当者による確認といった進捗情報を,メールやRSSフィードで必要な担当者に自動的に通知できる。

 新システムにかかる構築・運用費用は,Notesとdesknet'sをバージョンアップして使い続ける場合に比べ,今後5年間で2分の1強に削減できると見込んでいる。