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 松竹は2010年6月から、米グーグルのグループウエアサービス「Google Apps for Business」の利用を開始している。既存のグループウエアを利用し続ける場合と比較し、運用・保守費を4割削減できるという効果を得ている。

 Google Apps採用の狙いは二つ。一つは、サーバー老朽化への対応だ。既存のグループウエアである「ロータス ノーツ/ドミノ」が動作するPCサーバーが保守切れとなり、刷新する必要があった。さらに、ロータス ノーツ/ドミノもバージョンアップすべき時期を迎えていた。

 ロータス ノーツ/ドミノを使い続けるには、バージョンアップやサーバーの刷新に1700万円ほどが必要だったという。「Google Appsへの移行に際しては、データ移行や画面設計といった初期投資が1400万円程度で済んだ」(松竹の山下良則システム室長)。

 採用を決めたもう一つの狙いは、ロータス ノーツ/ドミノと比較し、Google Appsの方が松竹の社員の働き方に合致していたことだ。「当社の社員は巡業に同行するなど出張の機会がたくさんある。Google Appsであれば、外出先から電子メールの閲覧などがしやすい。既存の仕組みでは社外からのリモートアクセスに制限があった」(山下室長)。

 システム構築は電算システムが担当した。現状で850程度のアカウントを取得している。