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内部統制に必要な文書管理などの作業を支援するIT(情報技術)ツールのこと。コンプライアンス関連の文書作成や管理作業を効率的に行えるようにする。

 京証券取引所調べで、コーポレートガバナンス充実の施策として「内部統制の強化」を挙げた上場企業は昨夏時点で約85%に達しています。新会社法が施行され、内部統制の方針づくりが課せられるなど、2006年は上場企業を中心に内部統制の取り組みが本格的に始まる年といえそうです。近い将来、立法が予想されている日本版企業改革法(サーベンス・オクスレー法=SOX法)への準備という含みもあります。

 内部統制に欠かせないといわれるのが文書の作成や管理。米国SOX法では業務マニュアルや業務フローの記述書、リスクの定義と予防策を記した「リスク・コントロール・マトリクス」の作成が義務付けられています。しかも業務プロセスの変更が起これば、関連する文書をすべて修正し、修正履歴を管理しておく必要もあります。

 そこでこうしたこういった煩雑な文書管理をIT(情報技術)を活用して自動化するのが「内部統制支援ツール」です。

不正「できない」業務プロセスに

 内部統制支援ツールは、文書管理ツールのベンダーや、ERP(統合基幹業務)パッケージのベンダーなどが相次いで製品化しています。これらのツールを用いて煩雑な文書管理の手間を軽減することにより、実際の業務プロセスと文書の記載内容とのかい離を防ぐことが期待できます。

 あるいはワークフロー機能を用いて、伝票の起票者と承認者を明確に定義し、起票者が勝手に承認まで行うような不正を防いだりできます。また、入力データの変更履歴が残るために、データ改ざんをチェックしやすくなります。

 こうした文書管理体制は、組織の規模などによっては、既存のERPパッケージやワークフロー・ソフトなどをうまく使いこなすことで達成できるケースもあります。

購買部門から導入

 米国ではSOX法の施行が始まった直後は、多くの企業が表計算ソフトなどを利用して文書を管理しましたが、その煩雑さに閉口して内部統制支援ツールの導入が進んでいます。米オラクルの内部統制ツール「ICM」は250社が採用しています。

 日本版SOX法の施行時期はまだ確定していない状況ですが、日本でもERPを活用している企業を中心に、内部統制支援ツールの導入計画が進んでいます。

 例えばオラクルのERPを活用している日清オイリオグループは、「ICM」を導入してERPとデータを共用して業務権限を管理する予定です。2007年春からの全社活用を目指して、現在複数部門でテストしているところです。