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Q2 RFPを作成して選定したITベンダーがプロジェクトでトラブルを引き起こす

 ユーザー企業のIT部門に所属し、システム構築でITベンダーを活用しています。RFP(提案依頼書)を作成し、ITベンダーを選定する際は、ユーザー部門とIT部門が共同で評価を行っています。

 しかし、プロジェクトが始まると、進捗の大幅な遅れといった問題がいくつも発生し、自律的に対応できたITベンダーもあまりありません。そのため、プロジェクトでは当社のメンバーがITベンダーのプロジェクトメンバーを細かく監視・コントロールして対処しています。

 ITベンダーのプロジェクトメンバーの個人的なスキルに課題がある場合もありますが、全般に実力のあるITベンダーを選べていないと実感しています。どうしたら、プロジェクトを自律的にマネジメントして成功に導いてくれるITベンダーを選定できるでしょうか。RFPに基づいて提案してもらうだけでは実力のあるベンダーを選定することは難しいのでしょうか?

A2 提案要求事項の見直しを検討する

 RFPに基づいて提案してもらうことによっても、実力のあるITベンダーを選定することはある程度可能です。ここではRFPの作り方と評価方法を中心に、できる限り実力のあるITベンダーを選定する方法について説明しましょう。実力のあるITベンダーの正体をしっかり想定してそれに沿って評価すれば、実力のあるITベンダーを以前より確実に選択することができます。

 一般に、ユーザー企業がRFPを作成するときは、同時に評価項目と審査基準を作成します。RFPだけ作成しても、提案書をどう評価するかということをITベンダーに伝えなくては、ITベンダーが力点をどこに置いて、提案書を作成してよいか分からないためです。その意味では、評価項目と審査基準の作成は、提案要求事項または提案依頼事項をしっかりと定義して優先順位を付けることと同じです。

表1●評価項目と審査基準の例(パッケージソフトを導入する場合)
表1●評価項目と審査基準の例(パッケージソフトを導入する場合)
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 例えば、パッケージソフトを導入する場合には、表1のような評価項目と審査基準が想定されます。「このような評価項目がありますので、各評価項目に対応する様式で提案書を書いてください。提案書は各審査基準に沿って評価します」という具合にITベンダーに指示しますと、ITベンダーは指示に沿った構成の提案書を作成してきます。

 これらの評価項目の内、No.1「プロジェクトに関する理解度」についてはRFPを読み、それに対する意見をITベンダーに述べてもらうことになります。システムに対する理解度を示すことになりますから、ITベンダーの能力を計る上では重要ですが、配点は一般的に5~10%程度でしょう。