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Q2 課題対応に想定外のコストが必要になり、予算や人的資源が不足してしまう

 ITシステム開発プロジェクトのITベンダー選定に際して、RFP(提案依頼書)をしっかりと作成し、見積もりの際も要素分解を行わせています。しかしプロジェクトが進むと、往々にして課題対応に「想定外」の費用や時間がかかり、コスト超過になったとベンダーが泣きついてきます。もちろん簡単にはそうした要請を認めませんが、このような状況が起きないようにするにはどうすればよいでしょうか。

A2 3点見積もりによる定量的リスク分析を行う

 「想定外」という言葉を最近よく耳にしますが、プロジェクトに従事するプロフェッショナルが、安易に口にしてよいものではありません。「想定外」という言葉を発するのは自らの思慮が足らなかったことを告白することに等しいと言えます。

 そうは言いつつも、実際のプロジェクトで想定外の状況の発生を完全に防ぐのは難しいものです。リスクマネジメントの重要性が叫ばれ、その必要性も意識されてきていますが、特定したリスクに適切な予算をつけているプロジェクトはあまりありません。そもそも、多くの組織はリスクに対応する予算を認めていません。

 そこでここでは、観念としてのリスクを具体的な工数に変換する方法を示します。最近では、リスクに関する理解も深まっており、リスクマネジメントに取り組む企業は確かに増えているものの、それを具体的に実践している企業は少ないのではないでしょうか。

 ご質問には「課題対応」という言葉がありますが、ここではリスクマネジメントを取り上げます。多くの方はご存知だと思いますが、リスクはあくまで未発生のものを指します。課題は、特定したリスクあるいは想定しなかったリスクが顕在化したものです。

 プロジェクトが始まってから発生する課題は多様なため、この記事だけで短兵急に解決方法を解説することはできません。ここではプロジェクトが始まる前にリスクを特定し、リスクが課題にならないようにするためには、どうすればよいかというアプローチをとります。具体的な手法として「3点見積もり」について説明します。プロジェクト・マネジメント・ツールのMicrosoft Projectには、3点見積もりの機能があります。同ツールをお持ちの方は一度試してみてください。