マクロやスクリプト言語を使って現場がアプリケーションを開発し、業務効率を高める――。そんなExcelやAccess、Lotus/Notesなどが持つ簡易開発の仕組みが自由に使えなくなるかもしれない。日本版SOX法への対応では、Excelなどで開発したシステムも統制の対象になるからだ。現場の生産性向上と内部統制の両立に向けた工夫が必要になる。

(矢口 竜太郎)


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 「現場で使っているExcelも内部統制の対象になると聞き、急いで対応を進めている。対象になるExcelの漏れがないように、すべての事業部が業務で使っているExcelファイルをすべて洗い出し、精査した」。建機大手コマツでITに関する内部統制を推進する大森良雄主査はこう語る。

 コマツは現在、米SOX法に対応するために、社内ITの内部統制の確立を進めている最中。基幹システムを統制するための文書化を先行させていたが、SOX法対応のコンサルタントから次のように指摘されたのだ。「財務報告に関連する仕組みであれば、ExcelやAccess、Lotus/Notesなどを使って利用部門が開発したシステムやファイルも統制の対象となる」と。現場でExcelを多数利用していたコマツは、重点的に調査する必要に駆られた。

確からしさの証明が必要

 Excelのマクロが、社内のどこで使われているかをすべて把握するのは容易ではない。コマツはまず、Excelファイルを棚卸しするために、マクロと他のファイルを参照するファイル・リンクの機能を使っているExcelを、ツールを利用して自動抽出した。

 ツール自体はExcelのプログラム。コンサルティング企業のプロティビティがコンサルの一環としてコマツ向けに作成した。このツールを、ユーザー部門で業務プロセスを主管している「プロセス・オーナー」に配布し、その結果を集めた。

 コマツ全体では、「少なくとも1万は下回らない」(大森主査)だけのExcelファイルを調査。その中から、どのExcelファイルが財務報告に関係するのかを一つひとつ確認した。

図1●コマツが内部統制強化で採用した、スプレッドシート統制の基準と棚卸しツールの画面例
 統制の対象となるかどうかは、そのExcelファイルが、「どれだけ複雑な機能を使っているか」と「財務報告にどの程度関係するか」を基準にした(図1)。基準の策定には、プロティビティから助言を得た上で、その基準による統制で問題ないことを、あずさ監査法人から了承を得た。その結果、約170のExcelファイルが内部統制の対象になった。

 コマツだけではない。企業のSOX法対応状況に詳しいベリングポイントの新井聡マネージング ディレクターによると、「基幹系システムだけでなく、Excelなども統制の対象になることはあまり知られていない。その必要性を聞き、驚く企業が多い」という。

 日本版SOX法への対応に向け統制が必要なExcelファイルは、財務報告にかかわるもの。具体的には、貸倒引当金の計算、販売費および一般管理費(販管費)の自動配分、税金の計算、労務費の調整など、会計システムに入力するためのデータの前処理用途に利用されている。会計システムから必要なデータをいったんExcelなどに取り込み、Excelのマクロなどで計算した後に再度、会計システムにその結果を入力するといった使い方だ。

 こうしたExcelファイルで実行しているマクロ処理は、本来重要な計算であるにもかかわらず、企業独特の処理だったり、変更頻度が高かったりを理由に、会計システムに盛り込めていない機能が中心である。それだけに、「経理部では特に、Excelが随所で利用されている」(アビームコンサルティングの永井孝一郎プリンシパル)。

 SOX法対応においてExcelファイルが問題になるのは、マクロには、それを開発した担当者でなければ説明できないロジックが隠れているためだ。例えば、貸倒引当金の計算であれば、その企業の倒産リスクを見込んだ係数をどうやって決めたのか。販管費の計算なら、原価計上する割合はなぜその割合なのかといった点である。

 しかも、そのロジックの正しさが検証されていないことが少なくない。アビームの永井プリンシパルは、「数年前の在籍者が作ったExcelのマクロを、今の契約社員が意味も分からず利用している、というケースが多い。そのマクロを検証すると間違いが含まれていたこともある」と明かす。


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