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写真●楽々Document Plus Ver.2.2の画面(フォルダツリーと文書一覧から各文書を参照する)
写真●楽々Document Plus Ver.2.2の画面(フォルダツリーと文書一覧から各文書を参照する)
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 住友電工情報システムは2012年7月31日、文書管理サーバーソフトの新版「楽々Document Plus Ver.2.2」を発表、同日販売を開始した。新版では、文書を自動登録できるようにしたほか、ISO文書の配布に特化した簡易ワークフロー機能を追加した。価格(税別)は250万円から。

 企業が管理する各種のファイルを「フォルダー」と「文書(ドキュメント)」の階層構造で管理する文書管理/共有サーバーソフトである。複数のファイルを一つの「文書」に添付して「フォルダー」に保管するという形態で各種のファイルを管理する(写真)。文書に対しては、日付や作成者といった任意の項目を属性として付与できる。全文検索によるあいまい検索もできる。

 文書の登録/変更/参照/廃棄に関するアクセス権限を、ユーザーごとに設定できる。文書の登録は、専用の画面からドラッグ&ドロップで実施する。また、文書の登録時には、あらかじめ指定した関係者間で承認ワークフローを実施できる。承認経路(担当者とフローの流れ)は、GUI画面で簡単に設定できる。

 新版では、監視フォルダーに追加されたファイルを自動的に取り込めるようにした。例えば、複合機でスキャンしたファイル(PDF/TIFF)を監視フォルダーに出力することで、スキャンデータを自動的に取り込めるようになる。新版ではさらに、OCR(光学文字読み取り)機能を追加した。別途OCRソフトを組み合わせることなく、スキャンデータからテキストを抽出できるようになった。

 新版ではまた、ISO文書を関係部署に配布するプラットフォームとして利用するための機能を追加した。従来版では、文書を新規に配布しようとしたら、既存のワークフロー手順に則って文書を登録/改訂するというプロセスが必要になっていた。これを簡略化し、既存のワークフロー手順を用いることなく、作成済み/登録済みのISO文書を、いつでも配布先となるグループ(部署)を指定して配布できるようにした。

 新版では、アクセス権限管理の強化により、セキュリティも高めた。具体的には、文書の改訂権限を持たないユーザーに対しては、添付ファイルのダウンロードをさせず、ビューワからの参照のみに制限した。また、文書の印刷権限を持たないユーザーに対しては、PDFファイルやビューワからの印刷を禁止するようにした。

 Javaアプリケーションとして動作し、Webブラウザーから利用する。稼働環境は、以下の通り。OSはWindows Server、JavaアプリケーションサーバーはTomcatを使う。データベース管理システム(RDBMS)として、PostgreSQL、Oracle Database、SQL Serverのいずれかが必要。