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画面●「Smart文書管理サービス」でカタログを管理。Evernoteの機能を活用している
画面●「Smart文書管理サービス」でカタログを管理。Evernoteの機能を活用している
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 クラウド関連システム開発のSmartAsiaは2013年2月12日、企業向け文書管理ツール「Evernote Business」(関連記事)を活用した中堅・中小企業向けの新サービス「Smart文書管理サービス」を発売した。企業内に保管された図面やマニュアル、カタログ、過去のチラシ・パンフレットなどの紙情報を引き出しやすくする(画面)。

 文書保管・検索エンジンやパソコン・スマートフォン・タブレット端末上で使う文書閲覧アプリケーションは、Evernote Businessそのものを使う。ただし、Evernoteの基本機能だけでは文字の誤認識が発生したり、実際に画面に表示したときに見づらかったりする。SmartAsiaはこれを実務に耐えるように整理するサービスを提供する。

 価格は1000ページまでが初期費用30万円、月額利用料5万円から。別途、Evernoteのライセンス料がかかる。紙文書をスキャンする場合は、1枚2円からの料金で作業を代行する。

 SmartAsiaの浦羽昭廣・代表取締役社長は、「Evernoteは多様なデバイスに対応しており、クラウド側に強力な検索・文字認識機能を持つ。文書管理だけに多額のIT投資をできない中堅・中小企業にとって使い勝手が良い。当社は活用を支援するサービスで付加価値を出したい」と説明する。

コールセンターで古いカタログを全文検索

 発売に先立って、コールセンター運営のテレコメディアで、約50人のチームが既に新サービスを利用している。

 このチームは、中高年層向けのカタログ・チラシ通販の受注を代行。ここには「商品名はよく覚えていないが、数年前に買ったのと同じ靴が欲しい」といったあいまいな注文電話がよくかかってくる。過去10年分の膨大なカタログやチラシを保管し、紙で閲覧できるようにしていたが、電話口で即答するのは困難だった。

 そこで、数千ページ分に及ぶ過去のカタログ類をスキャンし、新サービスで管理するようにした。オペレーター用端末の隣にカタログ閲覧用のディスプレーを設置。例えば「5本指 靴」といったキーワードで検索できる。

 Evernoteのサーバーはカタログの文字を自動認識して管理しており、カタログ文中の説明文を対象に全文検索ができる。認識精度には限界があるものの、電話口でオペレーターが質問しながら検索を繰り返せば、ほぼその場で目的の商品に行き当たるようになった。テレコメディアは、他のチームへの適用拡大を検討しているという。

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