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写真●モバイル会議IIを利用している様子
写真●モバイル会議IIを利用している様子
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 NRIネットコムは、iPadを用いたペーパーレス会議システムの新版「モバイル会議II」を発売した(写真1)。会議の参加者が手書きのメモを記入できる機能や、会議資料をローカルのiPadに保存できる機能などを新たに追加した。価格は、サーバーを含む最小構成で140万円から。

 モバイル会議は、NRIネットコムが2010年10月に発売した製品で、現在までに約70社に採用されている。役員会議や部課長会議など大企業の定例会議などで、多く利用されているという。事前に会議文書をサーバーにPDF形式などで格納しておき、参加者はiPad上のモバイル会議専用アプリから文書を閲覧する。紙の資料を印刷したり配付したりする手間などが減り、業務を効率化できる。

 会議の発表者がスライドをめくると、参加者が持つiPad上のスライドも同期してページが送られる。参加者が文書内の別のページを見たい際は、同期機能をオフにすれば閲覧できる。本社と支社などで行われる、遠隔での会議にも対応している。

 今回導入した手書きのメモ機能は、企業から特に要望が多かったという。指やペンなどで、文字や図形、マーカーなどを記入できるようにした。書き込んだ手書きのメモは、iPadのローカルストレージに保存して後から参照できる。なお、ローカルへの文書の保存機能は、会議の運営側がオフにできる。その場合、参加者が閲覧した文書は会議の終了後、自動的に消去される。

 導入企業では、会議の種類ごとに、モバイル会議へのアクセス用のIDを用意することが多いという。役員会議用のID、部課長会議用のIDといった具合に個別に用意し、アクセス用のパスワードは当日会議室内で掲示するといった運用である。会議の参加者が、指定されたIDでログインすると、その会議で用いる文書の一覧が表示される。会議の発表者は、ホスト用のIDでログインする。

 会議文書を格納するためのサーバーには、最小構成の場合で同時に30人までアクセスできる。同時アクセス数がライセンスの範囲内であれば、アプリのインストールなど利用デバイス数に制限はない。同時アクセス数を増やしたい場合のライセンス費用は、10人当たり20万円。同時アクセス数100人、というユーザーもいるという。

 サーバーは、主にオンプレミスで設置する。既存のサーバーにシステムをインストールしたり、ノートPCをサーバーとして利用するケースもあるという。AWS上にシステムを構築することも可能だ。