見出し付けでメール全体の見通しをよくする
一つ目は「テーマごとに見出しを付け，文章を分ける」である。これが四つの鉄則の中で最も重要だ。このメールの用件は大きく二つある。そこでメールの冒頭で報告事項が2点あることを示した上で，「1 画面仕様書レビュー結果の返送時期」「2 次回の定例会の開催日変更」という二つの見出しを立て文章を分けた。こうすることで，読み手にとってメール全体の見通しがよくなり，素早く内容を理解しやすくなる。
二つ目の「件名を具体的に示す」は主に，読み手がメールの件名一覧画面において読むべきメールを選ぶ際に役立つ。修正前の「報告」ような単純な文言だけでは，開いてみるまで何のメールか分からない。修正後のように，「10/24 人事部青木係長との打ち合わせ結果報告」くらいの具体的な内容を書いておけば，読み手はすぐに読むべきかどうか判断しやすい。
三つ目の「長い一文を分割する」と四つ目の「結論を明示する」は，修正前のメールの「また，次回の定例会の開催日時は，・・・藤堂課長のご都合をお知らせください」に関するものだ。考えたことをどんどん文章にしていくと，ついつい一文が長くなるもの。長い一文は，読みにくさに直結する。そのためいったんメールを書き終えたら必ず読み直して，長い一文を分割するようしたい。また修正後メールの「（変更した開催日について）藤堂課長のご都合をお知らせください」のように，結論を明示することも重要だ。読み手は，書き手が自分に何を要求しているのかを理解したいと考える。そのため，メールを読んだ上で何をしてほしいのかを明記すると，メールの分かりやすさが高まる。
論理的なコミュニケーションを身に付けよう
かく言う記者もかつて，分かりにくいメールをしばしば書いて，上司にダメ出しをされた。ここで紹介した鉄則を心がけるようにしてからは，「分かりにくい」と言われることが随分と減った。四つの鉄則はいずれも，さほど難しくないわりに効果が大きいので，ぜひ実践してほしい。
この記事で取り上げた鉄則は，メールを使った「論理的なコミュニケーション」と言うことができる。論理的なコミュニケーションは，対面での報告，議論，ヒアリングにおいても重要だ。日経SYSTEMSは11月13日（木）に東京・秋葉原において，「ITエンジニアのための『伝える技術・聞く技術』」と題したセミナーを開催する（詳しくは，こちら）。パンネーションズ コンサルティング グループ 安田正氏（代表取締役）が講師を務め，論理的コミュニケーションの実践ノウハウに加えて，演習も行う予定である。ご興味を持たれた方はぜひ参加して，論理的コミュニケーションのスキルを磨いていただきたい。
