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 前回は,私が添削で実際に指摘した事項を,原因別に分類しました。今回は,未完成であった表を完成させて,どんな指摘が多いのかを明らかにしながら,「説得力のある文書」を書くために気をつけたいことを説明していきたいと思います。

 では,完成した表をご覧下さい。

分類 出現数 指摘の種類 出現数 指摘の具体例
A説明に問題あり。(説明不足・意味不明) 21 47.73 (1)用語の定義漏れ・説明不足・意味不明 3 ・これは何ですか?一般的な言葉で書いてください。(文章中の単語が分からないことを指摘して)
・このことが具体的に何をすることなのか,何を目的としてやることなのかが分かりません。最初に単語の定義,言葉の意味を説明しておかないと,以降で何を説明しても納得してもらえません。
・この記述はどういう意味ですか。今一つピンときません。
(2)主張が分かりにくい・説明不足・意味不明,パラグラフ,センテンスが分かりにくい・説明不足・意味不明 9 ・このセンテンスを明確に説明してください。(文章中の段落全部が意味不明なことを指摘して)
・何を言いたいのか分かりません。この主張は,ここでは意味がないばなりでなく,全体の文書の説得力を無くす原因になっています。
・主張の意味がよく分かりません。分かりやすく説明してください。
・全体的に説明不足です。
・この記述では,うまく伝わらないため,別の表現にしてください。
・話が唐突に飛びすぎます。まず,ビジネス業務内容を説明し,そのあとどういうコンピュータシステムがあり,それがどういう役割を担っているかを説明した上で詳細の手順を説明しないと分かりません。詳細レベルの課題を説明するなら,まず概要・詳細を説明し,その後詳細レベルの課題を認識してもらうという努力をすべきです。
・何が問題で,何をしたいのかもう一つよく分からないのですが・・・
・いきなり詳細なことを書くのではなく,まず,概要のヘッドラインを書き,これから何を述べるか簡単に説明した後,詳細に展開してください。
・このパラグラフに記述されていることの意味が分かりません。他人にも分かるように説明してください。
(3)主張の理由・論拠がない・説明不足・意味不明 9 ・この主張の理由が不明確で説得力がありません。
・なぜそのように主張するのですか?その理由を明確に書いてください。
・それはなぜですか?どういう理由ですか?理由を説明する必要があります。
・なぜ,「社内の部門間だと関係がルーズになる」と主張しているのか分かりませんので,論拠が弱くなっています。
・なぜ,非効率なのですか? (今のやり方は非効率であるという書き手の主張に対して)
・「店舗の強化」とは,どういうことですか。また,どういう理由で強化する必要があったのですか。もっと分かるように説明してください。(「会社が店舗の強化を行うことになった」との記述に対して。)
・あなたは,どのような考えがあって,このように行動したのですか。分かりやすい理由を説明してください。
・なぜ,このようにする必要があったのですか。
・なぜですか。その理由を確実に説明してください。
B.文章表現に問題あり。 13 29.55 (4)意思が弱い表現・受身表現・稚拙表現・漢字間違いのため説得力がない。 8 ・「作業に抜けがないように~」とは意志が弱い表現です。「確実に作業をするために~」という具合に強い意志を持った表現にしてください。
・表現が受身で,説得力がありません。
・表現が稚拙で,説得力がありません。
・受身表現は×です。(会社が業務を変更することになったから)ではなく,(当社は業務を○○の理由で変更するため,コンピュータシステムも変更することになった)と主体的な表現をしてください。
・漢字が間違っています。
・受身表現は×です。自分が主体的に実行したように書くべきです。
・稚拙かつ口語体の表現です。この文書は,文語体で表現してください。
・こういう記号は論述には使いません。
・極めて口語体の文です。この文書では,×です。
(5)文章のつながりが悪い。 5 ・一つのセンテンスが接続詞で結ばれて続いており,長いので疲れますし,分かりにくいです。適度に切って説得のリズムを高めてください。
・この接続詞は不要です。
・この助詞は不要です。
・この文章は不要です。
・助詞の使い方が間違っています。
C.内容に問題あり。 4 9.091 (6)内容・中身が薄い。 4 ・表現はよいのですが,中身が薄いため,説得力が弱まっています。
・主張していることで実現できる効果が抽象的で計画自体の説得力が弱くなっています。具体的に書いてください。
・もう少し具体的に説明してください。
・もう少し具体的な書き方をしてください。
D.展開された論理性に問題あり。 6 13.64 (7)首尾一貫性の欠如(話が飛ぶ。意味のない話が出る) 1 ・急に関係ない話を書かないで下さい。読み手が混乱し,首尾一貫性が損なわれます。
(8)論理性の欠如(主張の理由に説得力がない) 2 ・あなたは,どのように考え,どういう工夫をして,上司に何を説明し,何を了承されたのかを具体的に書いてください。そうでないとあなたの行動を評価できません(「上司と相談して,私の提案が実施されることになった」との記述に対して)
・ヒアリングシートの効果が説明されていないため,この主張は評価できません。(「顧客からの要望を聞く際にヒアリングシートを使ったので,うまくいった」との主張に対して)
(9)論理展開に無理がある(論理の飛躍) 1 ・この主張は言いすぎです。ここまで言うとロジックが崩壊し,論理性が欠如します。
(10)論拠が抽象的(多い,大変など規模。量を表現するものがあいまいなので,説得力がない。) 2 ・具体的には,どれくらいの数値として現れたのですか。(「依頼が一気に増加した」との記述に対して)
・応答時間は具体的にはどれくらい低下したのですか。また,最悪とは,どれくらいの数値を超えた場合なのですか。抽象的なのでピンときません。(「サーバーへの応答時間が低下したので,最悪の場合はシステムダウンする恐れがあった」との記述に対して)

 まず,指摘事項の分類A「説明に問題あり」について考えてみましょう。