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 前回は説得力のある読みやすい文書添削に必要なノウハウとして,“5つのテクニック”とその他の考慮点を説明し,チェックポイント表に整理したものをご紹介しました。


芦屋の文書チェック項目

(1)構造化(ストラクチャー)
  • 同じテーマの話をグループにして,適切に項番を振ってタイトリングしているか。⇒(EX:(1)先方の要望,(2)先方の意見,(3)当方の所感(読み),(4)今後の予定など)
  • 適切にレイヤ(階層)をもっているか。⇒(EX: (1)概要⇒(2)詳細,(1)大項目⇒中項目⇒小項目 など)
(2)事実と意見の分離
  • 事実と意見が正しく分離されているか。
  • 事実は客観的で反論の余地がないか。
(3)主張のルール
  • 主張が明確か。分かりやすいか。
  • 主張には根拠があるか。
  • 根拠が明確か
(4)主語(主体)の明確さ
  • 主語(主体)が明確か。
(5)省略の正確さ
  • 省略されすぎて,わかりにくくないか。⇒(文書を書くことになった事項の主旨や背景など。分からない場合,分かりにくい場合は,項番に入れるか,適宜カッコや脚注で補足)
(6)記載順の適切さ
  • 書く順番は適切か。⇒(EX:報告書や議事録などの場合は「結論が先,各論が後」,「大事なことが先,そうでもないものは後」)
(7)未決,既決,〆切日程,アクションプランの明確化
  • (交渉録的要素の強い報告書や議事録における)未決,既決,〆切日程,アクションは明確か。⇒(EX:ペンディング項目,決定事項,決着時期を一覧化」,「今後の行動計画(アクションプラン)を一覧化」)
(8)無意味な記述の排除
  • 全体の文意に関係しないことが無意味に書かれていないか。⇒(意味のない途中経過,大事でないプロセスなど,紛らわしい表現が記載されていないか)
(9)文章の分かりやすさ,明瞭性
  • 抽象的な形容表現が多くないか。⇒(EX:とても多い,かなり困難,非常に手間がかかる,など)
  • 一文が長すぎないか。⇒(息を吐きながら読んで苦しくならない程度の長さになっているか)
  • 一文の中に長すぎる形容表現がないか。⇒(ある語句の前にたくさんの修飾語が入る長い文が存在していないか)
(10)文書の目的および,読ませる相手のターゲッティング
  • 文書の目的,もたらされる効果が明確になっているか。
  • 読ませる相手が明確か。相手の特性,好みを調査し,把握しているか。
  • 相手,目的に応じた文書構造になっているか。

 さて,今回も前回の続きとして,藤井が書いた報告書について,添削のチェックポイント表に基づいて添削指導したときのエピソードを紹介します。