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 筆者はメールをよく使います。企業の実務を預かるマネージャとしても,コンサルタントとしてもよく使っています。でも,それは「凄く多い数のメールを読み書きする」という意味ではありません。「メールの本質を理解して,うまく使う」という意味です。

 こういう筆者だから,企業で一緒に働くチームメンバーのメールはかならずチェックしています。メールは電話の代替として使われている面があり,メールまで細かくチェックしないマネージャも多いようですが,筆者は必ず見ています。

 なぜなら,チェックしたメールの中身に,「他人への配慮が不足した非常に危ない」ものがあったり,「自分の仕事をアピールする配慮がない,すごくもったいない」ものがあったりするからです。要は,「無配慮なメール」が多いということ。筆者はそういうメールが気になって仕方がないのです。

 では,それがどういうメールなのかを,具体例を使って説明しましょう。

 ある会社で中堅社員の久保君が,若手向けの教育セミナーを企画しました。久保君が苦労しながら頑張ったおかげで,セミナーは無事開催されました。そして,上司である小野寺課長は,当日のセミナーの成果をメールに書いて久保君に送りました。

無配慮なメールの例

件名:セミナーお疲れ様
システム開発課 久保主任殿

システム開発課長 小野寺です。

本日は若手向けのシステム開発手順のセミナーお疲れさまでした。終わった後の周囲の声を聞いたけど,「よかった」という声がほとんどでした。
アンケート結果で数値化すると思いますが,聞いててとてもよかった。

全体的に非常によかったと思う。これからもこの調子でよろしく願う。

以上

 このメールを皆さんはどう思うでしょうか。

  確かに,このメールでほめてもらって,久保君は嬉しいでしょう。でも,せっかくですから,もっとうまくほめるメールを書けば,久保君の今後の行動をさらに良くすることができるのです。以下,課題のポイントを列記します。

  1. 全体的に淡白
    このメールでは淡白すぎて,何をほめられているのかがよく分かりません。

  2. 具体的なところをほめていない
    また,具体的なところをほめていないので,強化(好ましい行為を繰り返すようになること)につながらず,成長という面で効果的なほめ方になっていません。

  3. 考え,行動など本人の努力をほめていない
    これも(2)と同様です。考え,行動などの次回につながるプロセスをほめていないので,強化につながっていません。

 細かいかも知れませんが,同じほめるメールでも,詳細なところで改善の余地があります。では,どのように直せば良いかを見てみましょう。

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