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配慮の足りないメールは書き手の評判を落とす

 いまさらと言われるかもしれませんが,メールは非常に優れたビジネスコミュニケーションツールです。一瞬で凄い距離を越えて,多人数に同報できます。そして,なんといっても,転送に転送を重ねることができるのです。

 この特性は,「自分の意図しない人に一瞬で自分のメッセージが届くことがある」ということも意味しています。自分が知らないうちに,知らない人にメールが飛ぶ…,これは結構恐ろしいことです。

 きちんと推敲(すいこう)していないメールや,言葉足らずのメール,批判めいた書き方をしたメールは一瞬で多くの人に伝わり,皆を怒らせたり,不快な思いをさせることがあります。そうなると,書き手の評判は落ちてしまいます。

 反対に,しっかり書いたメールや,気持ちのよい発言のあるメール,ビジネスパーソンとして賢く見えるメールも,一瞬で多くの人に伝わります。そして,皆を感心させたり,喜ばせたりする。そして良い評判になるのです。だからこそ,このメールの特性は大いに利用したいものです。

 筆者は,このようにメールの特性を利用して,レバレッジの効いたメール(※「ありきたりの方法ではない超効率的なメール」という意味)を書きたいと思ってきました。その強い思いが,多くのリアルメールとなって登場し,気がつけば本を書けるくらいに蓄積しました。せっかくなので今回,多くの人にその成果を使ってほしいと思い,「『たった一行』で思いどおりに仕事を動かすメールの書き方・返し方」というタイトルで書籍化しました。

 この本では,「うまく断るメール」,「気持ちよく動いてもらうメール」,「ほめるメール」,「立場を逆転するメール」などを紹介しています。どれも,実務の危ないところを助けてもらった現実のメール達です。よろしければ,ご一読の上,お役立てください。

 最後にもう1つ。優秀なPMになるためのコツを,覚えやすいようにカルタ風の短い格言にまとめた「プロマネ歌留多」の連載をITproで始めました。ご興味のある方は,こちらもぜひご覧ください。