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日経BPガバメントテクノロジー・メール            第138号 2006/02/09
                                             http://govtech.nikkeibp.co.jp/
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┏━━━ 目 次 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┓
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┃【1】「電子自治体ポータル」ウェブ新着ダイジェスト                       ┃
┃         ── スペシャルレポート                    ┃
┃           吉田稔・兵庫県西宮市情報政策部長 インタビュー      ┃
┃【2】電子自治体NEWSピックアップ (2006.1.30-2.5)                 ┃
┃         ── セキュリティの外部監査を経験した自治体は2割以下      ┃
┃         ── 「安全なウェブサイトの作り方」の発行       ほか       ┃
┃【3】コラム:上山信一の「続・自治体改革の突破口」            ┃
┃         ── 第35回「年度末」締め切りを乗り切る体験的実践ノウハウ   ┃
┃【4】セミナー&イベント                                              ┃
┃         ── 「第3回ユビキタス・ヘルスケア・フォーラム」               ┃
┃【5】編集後記                                                     ┃
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 【1】「電子自治体ポータル」ウェブ新着ダイジェスト
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◆スペシャルレポート◆ 
吉田稔・兵庫県西宮市情報政策部長 インタビュー           2006.2.7
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■少数精鋭で、やる気のある人にはどんどん仕事をしてもらう

──西宮市のシステム部門は「課」ではなく「部」の組織ですね。それだけITが重要
視されているということだと思うのですが、「部」の体制になったのは、いつからで
すか。

吉田 2002年4月に情報化推進部(現・情報政策部)ができました。そのときに、情
報政策と情報システムの二つのグループが(部の中に)できたのです。政令指定都市
を除いた市町村では、IT関連での「部」組織は初めてではないでしょうか。

──西宮市の情報政策部の特徴はどこにあるのでしょうか?

吉田 「少数精鋭」です。やっぱり、できる人が仕事を集中して一人でマルチで何で
もこなす方が業務効率も上がるんです。「(人数を減らして)部の予算も減らす。し
かし仕事は山盛りにする」ということです。

>全文はこちらでご覧いただけます
http://itpro.nikkeibp.co.jp/article/govtech/20060116/227311/

>「スペシャルレポート」のバックナンバーはこちら
http://itpro.nikkeibp.co.jp/govtech/bn/bnsearch.jsp?BID=1120&OFFSET=0&MAXCNT=15

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 【2】電子自治体NEWSピックアップ(2006.1.30-2.5)  
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◎2月1日「北九州市コールセンター」を開設しました(北九州市、2月1日)
http://www.city.kitakyushu.jp/~k0601030/call-cnt/index.html
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◎セキュリティの外部監査を経験した自治体は2割以下--LSフォーラム発表
(日経BPガバメントテクノロジー、2月1日)
http://itpro.nikkeibp.co.jp/article/govtech/20060201/228392/
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◎「安全なウェブサイトの作り方」の発行について(情報処理推進機構 、1月31日)
http://www.ipa.go.jp/about/press/20060131.html
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>そのほかのニュースはこちらをクリック
http://itpro.nikkeibp.co.jp/article/govtech/20060206/228607/

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 【3】コラム・上山信一の「続・自治体改革の突破口」
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【第35回 「年度末」締め切りをどう乗り切るか?——体験的実践ノウハウ特集】

 もうすぐ年度末。「年度末まで」という期日に追いまくられる読者は多いだろう。
筆者もその一人だ。私たち経営コンサルタントは複数の顧客相手に仕事をする。“年
度末の危機”は毎度のことだ。いつの間にかこれを切り抜けるノウハウができてきた
(あまり大きな声でいえるものではないが……)。今回はちょっとした秘策を紹介し
よう。

■2月中旬のミニプレゼンは効果的--A4一枚の論点ペーパーで説明

 期日いっぱいまでかけて仕上げた仕事の出来が悪いと受注側も依頼主もパニックに
陥る。これを避けるには締め切りの45日前くらいに45分の会合をもち、「経過報告」
をするとよい。世間話はさっさと切り上げ、20分ほど説明する。そして残りの20分は
ひたすら相手の意見を聞く。依頼主から質問が出てもひたすらノートをとりながら聞
くだけに徹するのがミソだ。「聞いてくれた」という好印象が残る。質疑の時間もな
い上に準備不足で対応するとかえって依頼主を不安にさせるからだ。当然、時間延長
はしない。「いろいろ問い詰めたのに、十分に答えてもらえなかった」といった印象
につながりかねない。会議はこちらからさっさと切り上げる。資料もごく簡単に徹す
る。A4一枚の論点ペーパー、そして数枚の図表(キーチャートという)だ。

 論点ペーパーには、やった仕事の全体要旨をたった一枚の紙に書きつくす。当然、
ポイントの箇条書き、いわゆるレジメ形式になる。これを作成することで「できてい
ること」「できていないこと」が如実に整理できる。ペーパーは三部構成だ。 

 第1部には「解くべき課題」を疑問文形式で書く。本質的な課題、いわゆるイシュ
ー(ISSUE)を書く。例えば劇場の集客戦略であれば、「いかにして固定客比率を増
やすか」「いかにして客単価を上げるか」「いかにして派遣スタッフの品質管理を徹
底するか」といった課題だ。多くは「いかにして」「xxすべきか」で始まる課題、英
語で言えばHOWかSHOULDで始まる疑問文だ。この作業で間違った課題に挑んでいない
かを依頼主と確認する。なお当初の予定とは違った課題が出てきた場合にもそれを説
明し了承を得ておく。

 第2部は「これまでの作業で分かったこと」を書く。これも箇条書きだが第1部の課
題に即して、それを解く手がかりになる事実と数字を記載する。「平日の固定客の
8割は徒歩10分以内の高齢者」「女性客比率は3割止まりだが彼らの半数は家族を土日
に連れてくる」「客単価は夜間は5000円、夕方は2300円止まり」といった具体的数値
だ。重要な数値はグラフ化する。特に基本データ(今回の場合、客の人数や単価な
ど)については時系列の推移をグラフ化する。およそ課題というものはどういうもの
であれ、横軸に「時間」を、そして縦軸に「程度」を表すことで傾向をビジュアル化
できる。ビジュアル化されると人は将来それが右肩上がりか、右肩下がりか真剣に考
え始める。経験豊富な依頼主であればどれくらいのスピードでどこまで改善できるか
が過去との対比で類推もできる。そうした洞察は直感的なものだがその後の作業のヒ
ントとして重要だ。従ってこの図はこちら側と依頼主の間で「大局観」や「相場観」
を共有化し、信頼関係を深める上で不可欠の道具ともいえる。

 さて第3部は「今後の検討課題」を列挙する。これは「やるべきだと分かっている
がまだ調査出来ていない」課題をきちんと書く。そのことで相手はこちらの能力を推
し量ることができ、安心もする。官公庁職員、特に中高年男性にはしばしば「出来た
ことしか書類に書かない」という奥ゆかしい習性がある。これは最近では逆効果だ。
「無能」「信用できない」といった批判を受けかねない。思い切って「分からない」
ことははっきりそう書いたほうがよい。依頼主にとって一番厄介なのは「できていな
いということ自体が分かっていない」人物への対処である。会議の場面ではニコニコ
相槌を打っていた人物が実は全然課題を分かっていなかった……という苦い経験は多
い。時間とエネルギーのロスは恐ろしい。

 早めにお互いの対話の場を持ち、「何を課題とし、どこまでできていて、これから
どこまでやるのか」を対話する場を持つべきだ。

■最後のウルトラC--4月28日(金)まで伸ばしてしまう

 年度末、時間に追いまくられる最大の原因は複数の仕事の期日が同時に来るから
だ。ならばどちらかの期日を遅らせる。あるいは早めれば楽になる。早く仕上げる分
には問題はないが、仕事を早めるのは簡単ではない。「延期」という選択肢は魅力的
だ。でも「遅らせたい」と切り出すには勇気がいる。

 だが依頼主も年度末は自分の期日に迫られ忙しい。意外に「いいよ」となることも
ある。「ラッキー!」と思ったら、さらにすかさずこう交渉しよう。「連休前の4月
28日の金曜までということでいかがでしょう」。「連休前」という一言は催眠術的効
果をもたらす。「連休前には絶対」と言うといかにも勤勉な印象を与える。寒い冬の
忙しい時期に「4月28日」と聞けば、なぜか春の陽気や桜を思い出し、人はやさしく
なる。「年度始めは僕もバタバタしてるから」とあっさりOKとなる。これで約一カ月
の猶予をゲットできる。

 では、みなさん。風邪を引かないように。そしてあの手この手の秘策を駆使し、年
度末を元気に乗り切ってください。

─◆執筆者・上山信一(うえやま・しんいち)◆────────────────
慶應義塾大学教授(大学院 政策・メディア研究科)。運輸省、マッキンゼー(共同経
営者)、ジョージタウン大学研究教授を経て現職。専門は行政経営。行政経営フォー
ラム(http://www.pm-forum.org/)代表。『新・行財政構造改革工程表』ほか編著書
多数。新刊『だから、改革は成功する』(http://www.bk1.co.jp/product/2607579)。
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 【4】セミナー&イベント
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◎第3回ユビキタス・ヘルスケア・フォーラム
http://www.kanolab.org/index.html
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【日程】2006年3月10日(金)
【会場】早大国際会議場 井深大記念ホール(東京都新宿区)
【主催】早稲田大学ユビキタスヘルスリサーチ研究所、NPO法人WINの会UHWIS
【概要】テーマは「情報ネットワークが支援するヘルスケア・介護」。原量宏・香川
大学医学部附属病院医療情報部長・教授による基調講演「情報ネットワークが支援す
るヘルスケア−香川での実施例をもとに−」ほか、海外事例として、英国政府による
全国民の電子カルテ化推進の取り組みや、中国の糖尿病患者への情報通信を活用した
取組みの発表もある。

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>そのほかのイベント・セミナー情報はこちらをクリック
http://itpro.nikkeibp.co.jp/free/NGT/govtech/20050418/159471/

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 【5】編集後記
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■2月1日、北九州市のコールセンター「ひまわりコール」がスタートしました。九州
の自治体としては初の自治体コールセンターということになります。受付時間は午前
8時から午後9時まで。ファクスと電子メールは二十四時間対応します(ただし午後9
時以降の問い合わせへの回答は翌日)。土日・祝日も稼働し、2年目には約3万件の問
い合わせに対応する計画となっています。今回、特に注目したいのは事業費です。北
九州市に問い合わせたところ、運営委託費は5年間で1億900万円(事業者はマックス
コム)、システムのコストは5年間で2000万円(事業者は安川情報システム)とのこ
とでした。この金額で自治体コールセンターがきちんと運用できるとなれば、政令市
だけでなく中核市クラスの自治体でもコールセンターの検討はこれまで以上に進むの
ではないでしょうか。(黒田)

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