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 会議運営の仕方一つで、ステークホルダーは協力的にも非協力的にもなる。一人ひとりの参画意識を高め、協力者になってもらおう。キックオフ、会議進行、計画策定、メンバー変更時のワザを取り上げる。

 プロジェクトの全体キックオフミーティングや、各利用部門の実務代表者が参加する要件定義の検討会といった会議で、どうやって協力者を増やしていくか。ここでは、そのワザを紹介する。

 まずは、全体キックオフや1回目の検討会で参画意識を高めるワザだ。最初の会議が、協力者を増やす土台になる。

 次は、印象を良くする会議進行のワザ。参加者全員が言いたいことを言えるように進行する。これにより、プロジェクトに対する参加者の印象は良くなり、協力的になる。

 参加者全員が検討会に継続して出席しやすくすることも重要である。いつも欠席者がいるようでは、他の参加者の参画意識にも悪影響を及ぼし、協力者を減らす要因になる。そこで、欠席者をゼロに近づけるワザを取り上げる。

 最後は、参加者交代のワザである。検討会を進めると、出席率が低いなどの理由から参加者に交代してもらうことがある。このとき、なるべくカドが立たないようにするワザがある。

盛り上がるキックオフのワザ
相手のメリット/デメリットを語る

 ステークホルダーの参画意識を高める上で特に重要な会議は「全体キックオフ」と「1回目の検討会」である。

 全体キックオフには、主要なステークホルダーが一堂に会する。プロジェクトの目的や意味、プロジェクトオーナーの期待などを、全員で共有する意味がある。1回目の検討会は、その会議体がどれだけ重要であるのかを参加者に印象付ける場になる。

図1 キックオフミーティングや1回目の検討会で参画意識を高める工夫
図1 キックオフミーティングや1回目の検討会で参画意識を高める工夫
相手のメリット、デメリットに訴える、システムに愛称を付ける、自尊心をくすぐる、といった工夫がある
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 これら二つの会議を漫然と進めていないだろうか。二つの会議はステークホルダーの参画意識を高める絶好の機会だ。協力者を増やすことにつなげられる。ここでは、二つの会議を成功させる現場ワザを紹介しよう(図1)。