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直井:メールの挨拶って「いつも大変お世話になっております」「お世話になっております」「お世話になります」などが一般的ですよね。便利な挨拶ですが、それ以外にも状況に合わせて「おはようございます」を使うと良さそうですね。

平野:挨拶のバリエーションは多いに越したことはない。ずっと同じ挨拶を使い続けていると「これはテンプレートだな」とすぐに分かってしまう。それ自体は問題ないが「型にはまった人」「工夫のない人」「応用の利かない人」という印象を与える可能性も否定できない。

直井:何も考えずに挨拶をしているだけで、そのようなレッテルを貼られるのは怖いですね。挨拶のバリエーションって、どうやったら増えますか?

平野:難しく考える必要はないよ。そのときに伝えたい挨拶の言葉を思い浮かべてみるんだ。

直井:そのときに伝えたい、ですか……?

平野:もっと簡単に考えてごらん。Aさんに電話をかける場面があったとする。そのとき、直井さんはどんな挨拶をするかな?

直井:え~っと。朝だったら「おはようございます」ですね。

平野:じゃあ、15分後にまた電話をかけなくてはならないとする。そのときに、直井さんはどんな挨拶をするかな?

直井:さっきも電話で話しているから「先ほどは、ありがとうございました」とか「たびたび失礼します」って声をかけると思います。

平野:そうだよね。状況によって変えるはずだ。メールの書き出しで迷った場合、電話だったらなんと伝えるか。そう考えてみてほしい。

直井:ということは、いつもお世話になっている人には「いつもありがとうございます」「先日の○○はありがとうございます」などと声をかけてもよいわけですね。

平野:そうだよ。メールのコミュニケーションを円滑にするには、挨拶など言葉のバリエーションを増やすことも重要だ。冒頭の挨拶だけでも5パターンくらい。締めの挨拶も、そのくらい持っていると場面に応じて使い分けができるようになるよ。

先日、所長が日経BP社さんのWebサイト「小さな組織の未来学」のパーティに参加した際、会場で名刺交換をした方から「あ~~。美人研究員のコラムの人ですね」って言われたそうです。読み続けてくださっている読者さんと、お目にかかれるのが所長の密かな楽しみのようです。所長を見かけたら、積極的に声をかけてあげてくださいね!きっと喜びます。(by直井)
平野 友朗(ひらの ともあき)
アイ・コミュニケーション代表取締役。ビジネスメール教育専門家。開発した教育プログラムによってコミュニケーションを円滑にし、処理時間削減を支援している。個人のメールスキル向上から組織のメールのルール作成、メールの効率化による業務改善までを手がける。PC Onlineで「ビジネスメール事件簿」を連載中。
直井 章子(なおい しょうこ)
ウェブマーケティングのコンサルティング会社にてセールスプロモーション、広報、IRに携わり、その後独立。現在、フリーランスで広報・マーケティング等をサポート。セールスプロモーション、広報、企画、営業の仕事を通じ、メールコミュニケーション力は重要であるという問題意識から、ビジネスメール教育の専門家としても活動中。