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平野:もしかして、今回のメールからCCが追加されているのではないかい?

直井:え?あ……ホントだ。これまで、松川さんと1対1でメールをやりとりしていましたが、今回からCCに真鍋さんが入っていますね。でも、それがどうしたんですか?

平野:この「共有」にヒントがあるんだ。もし、直井さんが途中から私をCCに入れて情報共有をしなくてはいけなくなったとき、これまでの情報をどうやって共有するかな?

直井:え~っと。過去のメールを全部転送するか、印刷して渡すかのどちらかになると思います。今までの経緯を正確に共有するのは、メールを読んでもらった方が早いと思うので、過去のメールをすべて渡します。

平野:それは、良い引き継ぎだね。じゃあ、要点だけ共有できれば十分な場合はどうするかな?たとえば、共催セミナーの開催日を調整していて、決まったとする。このとき、日程が決定するまでの過程を細かく共有する必要はないよね?

直井:その場合は、内容の主な点を短くまとめて引き継ぐと思います。それに、「過去のメールを全部、転送するんで読んでくださいね!」って送ったら、所長だって怒りますよね?

平野:怒るかどうかは別として、正直、面倒だなぁって思うよ。今回、松川さんからのメールには「担当者と情報共有をすることになった。これまで、全文引用をしていたら、引き継ぎが楽だったのになぁ」という気持ちが透けて見えるね。

直井:確かに、これまでのやりとりが1つのメールに残っていたら引き継ぎは楽ですね。でも、「履歴を全部、読んでおいて」と引き継がれる人は、たまったもんじゃないと思うんですが。

平野:せっかくだから、もう1つの引用方法についても触れよう。全文引用と部分引用の良いとこ取り。いわばハイブリッド型だ。