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 長年の営業活動で、中小企業から大企業まで様々な企業の経営陣の方々とお会いさせていただきました。その経験を通じて、次の3点が重要であると気づきました。

1.「最初の3分」
 アポイントメントを取り面会した時は、最初の3分を特に大切にすること

2.「説明は1分」
 相手に説明する時は、1分程度にまとめること

3.「質問は10秒」
 相手に質問する場合は10秒程度に内容をまとめること

 まず「最初の3分」ですが、例えば、30分のアポイントが取れたとしても、30分の時間が自分に与えられたわけではありません。最初の3分をどう対応するかによって、残り27分の密度は決まってしまいます。

 最初の3分で相手に興味や期待を持ってもらう会話ができれば、その後の会話で有用な情報や本音の話を聞くチャンスが生まれますが、逆の場合は、残り27分が形だけの対応となる可能性が大きいのです。加えてこの3分では、こちらの服装や態度、言葉遣いなどの印象を相手に判定されてしまう時間であるともいえます。

 次の「説明は1分」とは、相手が口を挟まず、こちらの説明を集中して聞いてくれる時間はせいぜい1分程度ということです。とりとめのない話をだらだらとし本題が明確にならない、あるいは複雑な内容で伝えたいことがよく分からないような説明は、相手も集中して聞いてはくれません。

 最後に「質問は10秒」ですが、相手との会話の中で、理解できなかったことや確認すべきことについて質問をする場合、その質問は10秒程度に要点をまとめることが必要です。なぜなら質問が長い場合、質問された側も何について答えるべきなのかが明確になりません。相手が答えやすい「的確」な質問を投げかけることが、相手への配慮だといえます。

自分で気づくしかない

 経営陣との面会において、上記の3点ができなかったとしても、相手の方は怒ることもなければ、「あなたは話が長い」などと指摘をしてくれることもありません。これは自分で気づくしかありません。

 ただ、これができているかできていないかによって、次回のアポイントを取れるかどうかが決まります。

 面会することは相手も時間を使っていることであり、時間を使うことはコストを費やしているということです。その面会にメリットや意味が見いだせなければ、次回コストを費やしてもらえる可能性が低くなり、アポイントの成立は難しくなります。限られた時間で相手に興味を持ってもらい、メリットや意味を伝えるためには、簡単で明瞭な説明を行い、的確な質問で本質を捉える必要があるのです。

 つまり、「簡単」で「明瞭」にまとめ、「的確」に「本質」を捉えることは、一種の営業力でもあり、「説明は1分」・「質問は10秒」のスキルアップは、営業力強化であるともいえるのです。