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 「プロジェクト?そういえばなんかやってるね。うちには関係ないけど。余計な仕事を増やさないでほしいなあ」。業務改革プロジェクトは時として周辺からこんな風に見られてしまう。無関心な「傍観者」を、ともに変革を進める「同士」に変えるために必要なことは?

 前回はプロジェクトチームの作り方を紹介した。しかし、プロジェクトを推進するコアチームだけでプロジェクトが進められるわけではない。関係者にヒアリングをしに行ったり、施策の検討を一緒にしてもらったりと、様々な関係者を巻き込んでいく必要がある。

 施策を実行に移す段階では、さらに多くの人たちに施策の説明をして理解してもらう必要がある。プロジェクト「外」の関係者にそっぽを向かれると、大きな抵抗勢力になってしまい、プロジェクトが立ち行かなくなる。そこで今回は、プロジェクト「外」の関係者を巻き込む工夫を紹介しよう。

 まず、プロジェクトにたまにしか参加しない関係者は、意外と冷めた目でプロジェクトを見ていると考えた方がよい。そこでそもそもやっていることに興味を持ってもらえないと、積極的な参加は望めない。ではどうやって興味を持ってもらうか。

1.手応えとワクワク感がある場を作る

 プロジェクト自体が持つ魅力がなければ、関係者を引き付けられない。プロジェクトのゴールが有意義であるといった大義名分も確かに大事だが、「場」が持つ魅力にもトコトンこだわろう。 場の魅力として重視すべきものは「今やっていることが前向きな何かにつながっている」という感覚や実感である。

 例えば、「プロジェクトで開く会議は、絶対に有意義で生産的でなければならない」。これは単に「会議の効率を良くしましょう」というだけではなく、「この会議に出ていると、物事がどんどん決まる。それが明日の仕事を良くすることに役立っている」という手応えを持ってもらうことが、プロジェクトにとっての生命線になる。

 そうした感触があれば、少しくらい忙しくても、プロジェクトに関わり続けようとしてもらえるし、貢献してもらえる。たまに呼ばれて参加してみたら、ダラダラとしたつまらない会議だったとなれば、嫌になってしまう。関係者を呼ぶからには「わざわざ時間を割いて参加してよかった!」と思ってもらいたいものだ。資料をじっと眺めているだけのような会議には、誰も魅力を感じないだろう。