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「書き込みをすぐ判断」で会議ゼロ

 「書き込み内容に対してすぐ意思決定する」という社内SNSの活用方法を、恩田部長は業務改善プロジェクトなど、日々手掛けるすべての仕事に適用している。その結果、営業サポート部やプロジェクトの定例会議をゼロにできた。

 恩田部長によると「社内SNS上で部下から報告や相談などの書き込みがあるたびに内容を評価して、やるかどうか決める」ことは、一般の会議でやっている「部下からの報告を受けて意思決定する」ことと同じだという。「社内SNSで日々、会議をやっているような感覚だ。定例会議を開く必要がない」と話す。

 定例会議がなくなったことで、議事録の作成という部下の仕事もなくした。社内SNSの各グループ内の書き込みは、画面をスクロールさせれば、過去までさかのぼれる。「過去の書き込みが議事録そのもの。見返すだけで、これまでの経緯や意思決定などの全容がつかめる」と恩田部長は説明する。

 このほか、調査報告書をまとめる作業も撤廃した。60人ほどいる営業サポート部では、各店舗の人気商品などについての情報収集も担う。メンバーは従来、自分の担当店舗の調査結果を持ち寄り写真入りの報告書を作成していた。

 今は各現場からスマートフォンを使って、社内SNSの同一グループに報告内容を上げている。恩田部長をはじめとする上司は、そのグループに書き込まれた複数の報告内容を確認するだけでいい。

 「部下が会社に戻って報告書を仕上げるまで待たずに、各現場の状況がつかめるようになった。次のアクションに移るスピードが上がった」と、社内SNSの導入に携わり、自身の仕事でも社内SNSを活用する石川暁営業サポート部営業企画課課長代行は、効果を語る。

 また社内SNSは、2015年9月に新設された東京本部と、神戸本社をつなぐ役割も担う。

 石川課長代行は、部下を神戸本社に残し、東京本部に仕事の場を移している。そのタイミングで、社内SNS内の営業企画課専用グループに、仕事の進捗状況や相談など、仕事の全情報を書き込むルールを設定。日々業務を進めている。「メンバーの動きがつぶさにつかめるバーチャルな仕事場ができた。拠点が離れていても運営上の問題はない」と話す。