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無駄なメッセージ閲覧を減らす

 チャットを効果的に活用するには、従来のメール文化にこだわらず、チャットの良さを生かせるような活用がポイントになる。ベンダーの意見をまとめると、お薦めの利用方法は、(1)要件から会話を始めるなど投稿を簡潔にする、(2)招待する人を限定してお互いに無駄なメッセージ閲覧を減らす、(3)会議室などのタイトルを工夫して情報を探しやすくする──などがある(図3)。

図3●挨拶は不要、業務スピードを上げるビジネスチャットの作法
図3●挨拶は不要、業務スピードを上げるビジネスチャットの作法
電子メールと同じ使い方では業務スピードは上が らない。効果を出すためには、軽快に使うことや、情報共有と意思伝達を早くすることを重視するべきだ。
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 会話の参加者が一目で分かり、投稿ごとのタイトルも原則不要なのがチャットのメリット。この良さを生かすには挨拶などを省いて、要件から話し始めるスタイルが望ましい。多くのサービスはLINEに似たスタンプか、独自の絵文字を導入している場合が多い。感謝の気持ちなどを表現したい場合は、文字で長く書かず、スタンプなどで簡潔に表現すると、お互いに投稿が読みやすくなる。

 チャットの活用で注意したいのが、投稿を誰に読ませたいのかを意識することだ。ChatWork 広報室の山田葉月ディレクターは「部署全員が参加する会議室に様々な話題を投稿するのではなく、プロジェクトごとに関係する人だけを招待した会議室を作ることを推奨している」と話す。こうすることで自分が目を通すべき投稿を限定できる。ビジネスチャットによっては「自分が招待されている会議室のメッセージ」を優先表示したうえで、「招待されていないが閲覧権限がある会議室のメッセージ」などを区別して表示したり、通知範囲を切り替えたりできるサービスもある。こうした機能も活用しながら、利用者が投稿の山に埋もれないようにする工夫が重要だという。

 会議室のタイトルも重要になる。全社の連絡事項か、特定プロジェクトかなどを一目で分かる命名ルールを作っておくと情報の一覧性が高まる。例えばChatWorkは自社利用の中で、継続的な日常業務の連絡は「OP(operation)」、進行中のプロジェクトは「PJ(project)」などの命名ルールを作り、タイトルの頭に挿入することで会議室の一覧性を高めているという。