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 今回は、宛名ラベル、はがき、単票形式のレポートを作る。

 一つのテーブルから複数の形式に印刷できるのが、Accessの強みである。

 業務では、郵送物を送るための宛名ラベルの作成はもちろん、領収書や請求書、納品書など、同じデータから形式や要素、レイアウトが少しだけ違う書類を必要とする場面が多い。このような場面では、「一つのテーブルから、さまざまなレポートが作れる」機能が、とても役に立つ。

単票形式を作る

 「レポートウィザード」を使って、レポートを作ってみたい。初回に作成したテーブルが保存されているAccessファイルをダブルクリックしてAccessを立ち上げよう。

 最初は単票形式の書類だ。単票形式では、テーブルの1行のデータ(レコード)を、ひとつのカードにまとめる。たとえば顧客名簿の場合、顧客ごとに「会社名」「担当部署」「担当者」などの情報を、一つのカード=単票にまとめる。

 まず、[作成]タブの[レポートウィザード]をクリックして「レポートウィザード」を起動する。

図1●レポートウィザードを起動する
図1●レポートウィザードを起動する
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 レポートウィザードの最初の画面で、「レポートに含めるフィールド」を選択する。ここでどのフィールド(項目)を表示させるかを指定する。