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 NTTデータは2016年4月8日、請求書などの国税関係書類を長期保管する用途に向けて、文書管理システムを構築するSIサービス「Prexifort-OCR e文書Plus」を発表した。紙の書類をスキャンしてタイムスタンプを付与し、文書管理サーバーに登録し、検索できるようにする。5月1日に提供開始する。

 システム構築費用は、文書管理サーバー1台、文書登録に使うクライアント1台の最小システム構成で500万円から。構築期間は数カ月から半年。システム構築の材料として、同社が販売している帳票OCR(光学文字読み取り)ソフト「Prexifort-OCR」をカスタマイズして導入する。

 背景には、電子帳簿保存法が2015年に要件緩和され、税務署の承認を得ることによって、国税関係書類をスキャンして電子化して保存することが可能になった、という状況がある。今回のSIサービスによって、電子帳簿保存法の制度要件に合った文書管理システムを構築できるとしている。

 システムの主な特徴は以下の通り。スキャン時には、OCRで読み取った文字情報を検索キーワードとして付与する。登録時には、電子帳簿保存法で求められるタイムスタンプを自動的に付与する。検索時は、あらかじめ登録された検索キーワードを用いて複数条件(AND/OR)で検索できる。

 セキュリティ面では、フォルダーや帳票単位で参照ユーザーを制限できるほか、操作ログ(参照、検索、削除)を取得できる。運用面では、保管期間(保管義務のある7年間など)を設定し、期間が過ぎた文書ファイルを自動的に削除できる。

 対象となる国税関係書類は、以下の通り。重要書類(資金や物の流れに直結・連動する書類)は、契約書、領収書、請求書、納品書、小切手、預り証、借用証書、約束手形、有価証券受渡計算書、輸出証明書、社債申込書、契約申込書(定型的でないもの)、預金通帳、送り状、など。一般書類は、注文書、見積書、検収書、貨物受領証、口座振替依頼書、契約申込書(定型的なもの)など。