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2.本人確認

(1)実在確認書類が原則として必須

 マイナンバーを取得する場合は、原則として本人確認を行う義務がある(マイナンバー法16条)。相手が社員であっても社外の人であっても同様であり、「実在確認」と「番号確認」の両方を行わなければならない(連載第2回第6回参照)。

 もっとも社員の場合は、採用時に本人確認を行っていれば、「実在確認」のために特段の資料を必要としない。これに対し社外の人の場合は、原則としてこうした特例は適用されない。そのため、「番号確認」として通知カードかマイナンバー付きの住民票の写し・住民票記載事項証明書を確認した場合は、さらに「実在確認」として運転免許証などを確認する必要がある。社員の場合とは手順が異なるので、十分注意する必要がある。

 この点を踏まえると、自営業者や講演・執筆などを行っていたり、個人地主であったりする個人の場合は、「番号確認」と「実在確認」が1枚で済む個人番号カードを取得しておいた方が便利であろう。とはいえ個人番号カードの取得は本人が申請するものなので、報酬・家賃等を支払う会社側から申請することはできない。

(2)代理人からマイナンバーを取得する場合もありうる

 マイナンバーを代理人から取得する場合は、(A)正当な代理人であること、(B)代理人の実在確認、(C)本人の番号確認が必要である(連載第6回参照)。社員のマイナンバーを代理人から受領するケースはあまりありそうにないが、相手が社外の人の場合は代理人からマイナンバーを取得するケースは少なくないと考えられる。

 例えば、毎南良さんが芸能人・作家・弁護士・医師・会社役員などである場合。報酬等を支払う会社は、毎南良さんと直接やりとりをするのではなく、毎南良さんの秘書・マネージャー・マネジメント会社などとやりとりをし、これらの者が代理人となって毎南良さんのマイナンバーを提供するケースが考えられる。

 その場合は、「実在確認」と「番号確認」では足りず、(A)正当な代理人であること、(B)代理人の実在確認、(C)本人の番号確認が必要になるので、注意が必要だ。なお、代理人が個人ではなく会社である場合は、(A)の確認書類に会社の名称・所在地が書かれていなければならず、また(B)の確認書類として登記事項証明書・社員証等の提示を受けなければならない(マイナンバー法施行規則6条2項・7条2項・国税庁告示14)。