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3.廃棄時期

 マイナンバーは必要がなくなったら、廃棄する必要があるし、会社で保管しているマイナンバーは原則として利用目的の範囲内でしか利用できない。

 社員については、雇用している限り給与を支払うことが想定されるので、社員のマイナンバーは、社員が退職するまで会社で保管できるし、保管している社員のマイナンバーを毎年の給与所得の源泉徴収票作成事務などに利用できる。

 一方、社外の人のマイナンバーについては、どうすべきか。毎南良さんに講演を依頼したとしよう。一度講演を依頼し、支払調書を税務署に提出したら、すぐ廃棄すべきかというと、すぐに廃棄してもよいし、廃棄しないでマイナンバーが記載された支払調書の控え等を保管しておいてもよい。保管期間は、必要性や安全性を勘案して判断するが、最長でも7年が限度と考えられる(個人情報保護委員会「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)」および「(別冊)金融業務における特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン」に関するQ&A 6-4-2)。

 マイナンバーを保管している期間中に、毎南良さんに、さらに追加で講演を依頼する場合は、保管しているマイナンバーを、追加講演のための支払調書の作成に利用することもできる(個人情報保護委員会「特定個人情報の適正な取扱いに関する ガイドライン(事業者編)」15ページ)。

 このように、社員と社外の人とでは、マイナンバーの廃棄時期が異なってくるので、会社で保有するマイナンバーが誰のものであって、その廃棄時期はいつなのか、会社としてルールを明確化し、適切に廃棄管理を行っていく必要がある。