PR

2.必要以上に取り扱わない

 マイナンバーの取り扱い方法をいざ検討しようと思っても、「マイナンバー法の規制が難しい」「ルールが細かすぎて理解できない」と思われる方もいるのではないか。しかし、マイナンバーを取り扱う際に留意しなければならないことはシンプルである。必要以上に取り扱わないようにするということだ。取得・利用・提供・管理など、どのフェーズであっても、これが重要である。

 取得の場面で考えると、必要以上にマイナンバーを取得しないようにする。利用の場面では、必要以上にマイナンバーを利用しないようにして、ほかの情報ともひも付けない。提供の場面では、必要以上にマイナンバーを外に出さない。管理の場面では、必要以上にマイナンバーに触れさせない、保管しない。

 では、「必要な範囲」とは何を指すのか。どの範囲なら必要と言えるのか。これも、考え方はシンプルだ。民間企業では社会保障手続き・税務手続きのためだけにマイナンバーを取り扱うので、それらの手続きを行うために、業務上必要な範囲内でマイナンバーを取り扱おう。「社会保障手続き・税務手続きを行う」という業務に必要ではない用途のために、マイナンバーを取り扱わないようにしよう。

 具体的には、例えば社員の営業成績の管理にマイナンバーを利用してはいけない。社員の営業成績の管理は、社会保障手続きのためにも税務手続きのためにも必要ではないからだ。また、業務上マイナンバーを知る必要がない社員に「難波舞さんのマイナンバーって○○○番なんだ」などと教えたりしてもいけないし、「マイナンバーで運勢がわかる」などと言ってマイナンバーの提供を求めたりしてもいけない。相手が自発的にマイナンバーを教えてきたとしても、それで占いをしたりしてはいけない。

 マイナンバーというと、難しく考えがちであるが、考え方はシンプルである。問題となるフェーズを切り分け、必要以上に取り扱わないように、注意していこう。この大枠をまずきちんと押さえて、マイナンバーを取り扱おう。

 その上でさらに細かい疑問が生じた場合は、当てはまるフェーズにおける規制を確認し、自分のやりたいことが法律上認められるのかどうか、ガイドライン上で認められるのかどうか、考えていこう。