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 2016年1月に実運用が始まるマイナンバー制度では、行政機関・自治体だけでなく、民間企業にも対応が求められる。企業でマイナンバーを取り扱う実務にはどのようなものがあり、実際にどのように取り扱いをすべきなのか。企業の実務への影響や対応スケジュール、マイナンバーの具体的な取り扱い方法と注意点について、計6回で解説する。第2回は、民間企業の実務への影響を説明し、対応に向けたスケジュールを示す。

 まず、マイナンバー対応における基本事項を押さえておこう。行政機関だけでなく民間企業もマイナンバーを取り扱うことになるが、その立場はまったく異なる。

 行政機関は「個人番号利用事務実施者」という立場で、マイナンバーを自らの業務(社会保障と税)で使わなくてはならない。一方、民間企業は「個人番号関係事務実施者」という立場であり、マイナンバーを自らのビジネスで使うことはできず、あくまでも行政機関の業務利用を補助する立場でマイナンバーを取り扱うことになる。わかりやすく言えば、民間企業では従業員の納税を給与天引きで行っており、このような源泉徴収・特別徴収などの手続きにおいて、従業員のマイナンバーを取り扱うということだ。

 企業のなかには、忙しくてマイナンバー対応まで手が回らないと訴えるところもあるかもしれない。しかし、マイナンバー法第6条では、「(事業者は)国及び地方公共団体が個人番号及び法人番号の利用に関し実施する施策に協力するよう努めるものとする」と事業者の努力が規定されており、自らの都合で怠ることは許されない。

 それでは、実務的にどれだけ負荷がかかるのだろうか。民間企業の実務に直接的な影響が及ぶのは、一般的に人事部門と経理部門の2つである。人事部門では、従業員のマイナンバーを取り扱い、納税や保険料の支払い・その他届け出申請の事務でマイナンバーを使っていくことになる。経理部門では、個人に対して支払いを行った場合に相手のマイナンバーを取り扱うことになる。法定調書の作成事務において、従来の氏名・住所だけでなくマイナンバーも記載しなくてはならないからだ。

 このように直接的な影響が及ぶのは人事と経理だが、企業のマイナンバー推進体制においては、総務部門がリーダーシップを取るべきと考える。その理由は、全従業員にマイナンバー法の基礎やマイナンバーの適正な取り扱いに関して教育・研修を実施する必要があるとともに、組織的な「安全管理措置」が求められるからだ。その内容については次回以降に詳述するが、実務でマイナンバーを使うことより、こちらの作業のほうが重要であると同時に負荷も大きい。