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武蔵野の小山社長 「社内で情報システムを急速に普及させるには、社員が使わざるを得ない状況を作ることが大切だ」。中小企業のなかでもITの活用に積極的な武蔵野の小山昇社長(写真)はこう強調する。

 例えば同社が電子メールを全社導入した1998年当時、まずは給与明細をメールで送信することから始めた。「メールに関するすべての機能を一度に教えても、社員はうんざりするだけ。まずはメールを受信して、読んでもらうことから始めた」(小山社長)。給与明細がメールで届くようになると、社員は積極的にメールを読むようになった。結果的に、社員は特別な教育も受けずにメールの使い方を修得した。

 次は、メール・アドレスを社員の名刺に印刷した。「すると取引先からメールがどんどん届き、社員はメールの返事を出さざるを得ない状況になった。今では、給与明細のメールを自宅のメール・アドレスに転送している社員が多いようだ」(小山社長)。

 2001年にボイス・メールのシステムを刷新したときも、小山社長は社員になんの告知もしなかった。新システムが稼働すると同時に、従来システムは利用できないようにした。「刷新直後の朝は2時間くらい混乱したようだが、すぐに落ち着いた。ボイス・メールを使う文化が定着していたからだろう」と小山社長は話す。

 新しいボイス・メールのシステムは、メッセージが録音されると携帯電話にメールでその通知が届く機能を持つ。現在同社は、360人の社員で月間10万通ものボイス・メールを利用しているという。

坂口 裕一=日経コンピュータ