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「ファイル」→「名前を付けて保存」→
「ツール」→「全般オプション」→パスワードを設定

 個人情報を記載した顧客名簿や経営データなど,Excelで重要な書類を作成することはよくあること。万一,こうしたファイルが外部に漏れたら,信用や金銭面で大きなダメージを受けてしまう。  そこで利用したいのが,Excelのパスワード機能。大事なデータファイルはパスワードをかけておき,勝手に他人に開けられないようにしておこう。

図1●Excelファイルにパスワードをかけておけば,ファイルを開こうとしたときにパスワードの入力画面が出てきて,パスワードを正しく入力しないとファイルを開けない

 パスワードをかけたいファイルを開いて,「ファイル」メニューから「名前を付けて保存」を選び,「ツール」ボタン→「全般オプション」とクリックする。これでパスワードの設定画面が出てくるので,「読み取りパスワード」と「書き込みパスワード」をそれぞれ設定する。ファイルを新規作成した場合も,このやり方でパスワードをかけられる。

 ただし注意してほしいことがある。実は,ネット上には,パスワードを忘れたときのための解析ソフトが出回っているのだ。そのため,パスワードをかけただけで安全が保たれるわけではないが,少なくとも不用意に他人にデータを見られてしまう危険は避けることができる。

図2●パスワードをかけたいファイルを開いたら,「ファイル」→「名前を付けて保存」を選ぶ

図3●開いた画面で「ツール」ボタンを押し,「全般オプション」を選ぶ

図4●「読み取りパスワード」と「書き込みパスワード」をそれぞれ設定する。この後,それぞれのパスワードの確認画面が出てくるので,もう一度入力し,図3の画面に戻ったら「保存」ボタンを押す

図5●「既存のファイルを置き換えますか?」と尋ねる画面が出てくるので「はい」を選ぶ。なお,新規文書を作成してパスワードをかけるときは,この画面は出てこない

※この記事はExcel 2002(Office XP)をもとに執筆しています。

■岡野 幸治 (おかの こうじ)

フリーランスライター。「日経PC21」「日経PCビギナーズ」などでパソコン関連の活用記事を中心に執筆中。