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表のどこかをクリック→「データ」→「フォーム」

 読者の皆さんは,カード型のデータベースソフトを使ったことはあるだろうか。最初に入力項目を設定すれば,カードをめくる要領で,次々とデータを入力できるので,大量のデータを入力する際にとても便利だ。

 実は,Excelでもカード式の入力フォームを使って表データを入力することができる。しかも,事前の面倒な設定は一切不要なので,ぜひ試してみよう(図1)。

図1●Excelでは,カード型データベースソフトのような“入力フォーム”を使って手軽にデータを入力できる

 それでは実際に入力フォームを作ってみよう。ここでは,顧客名簿を入力してみる。最初に,Excelのワークシートで「名前」「郵便番号」「住所」などの入力項目を設定し,データをいくつか入力してみる。表に問題がなければ,早速入力フォームを使って,続きを入力しよう。

 やり方は簡単。表のどこかをクリックして選択し,「データ」メニューから「フォーム」を選ぶ(図2)。すると,1件目のデータが入力されたカードが表示されるので,「新規」ボタンを押す(図3)。すると,新しいデータの入力画面になる(図4)。

 フォームへのデータ入力は,マウスを使わずにキーボードだけで行うこともできる(図4)。最初の入力欄にデータを入力して「Tab」キーを押すと,次の入力欄にカーソルが移動する。最後の項目を入力した後で「Tab」キーを押すと,「新規」ボタンが選択されるので,「Enter」キーを押すと,新しいカードが表示される。このように,「Tab」キーと「Enter」キーを上手に使うことで,キーボードから手を離さずに,どんどんデータを入力できるのだ。こういったフォームを使えば,入力する項目を間違えることも減るので,ぜひ試してみよう

図2●カード型の入力フォームを開くには,表のどこかをクリックして選択し(1),「データ」メニューから「フォーム」を選ぶ(2)

図3●すると,1件目のデータが表示された入力フォームが表示される。「新規」ボタンを押す

図4●入力欄が白紙になり,新しいデータ(レコード)の入力画面になる。

図5●データを順に入力する。「Tab」キーを押すと,次の入力欄にカーソルが移動する。最後の入力欄で「Tab」キーを押すと,「新規」ボタンが選択され,「Enter」キーを押すと,新しいレコードの入力画面になる

※この記事はExcel 2002(Office XP)をもとに執筆しています。

■岡野 幸治 (おかの こうじ)

フリーランスライター。「日経PC21」「日経PCビギナーズ」などでパソコン関連の活用記事を中心に執筆中。