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目的のセルに「=VLOOKUP(検索値,範囲,列番号,[検索の型])」を入力

 Excelが備えている関数の中でも,VLOOKUP(ブイルックアップ)関数は,最も使い出のある関数の一つだ。例えば,行き先を入力するだけで運賃が表示される表を作ったり,請求書の入力を半自動化したりといった具合に,必要なデータを瞬時に抽出してくれるので,日常の業務を大いに省力化できる。しかし,関数名の後に出てくる「引数(ひきすう)」が4つもあることから,入り口で挫折する人も多い。そこで,今回はできるだけシンプルな例を使って,この関数の基本を学んでみよう。

 VLOOKUPとは,「Vertical(垂直な)」の頭文字「V」と,「LOOKUP(調べる)」を合わせた造語。つまり,垂直方向に表を調べる,という意味だ。そして,該当するデータを見付けると,今度は水平方向に移動して,欲しいデータを抽出してくれる。そこで,今回は商品名を入力すると,その商品の価格が自動表示される仕掛けを,VLOOKUP関数で作ってみよう(図1)。

図1●特定の商品の価格を一覧表から抽出して表示させたい。こんなときに活躍するのが,VLOOKUP(ブイルックアップ)関数だ

データ参照用の商品一覧表を作っておく

 まずは,データを探すときに参照する商品一覧表を作成する。この表には,作成のルールがある。それは,探す対象を必ず左端の列に入力することだ。今回は,商品名で検索するので,商品名を左端に入力した(図2)。

図2●まずは,商品データを参照するための商品一覧表を作成する。後で商品名で検索するので,商品名を左端の列に入力する

 次に,検索のためのキーワード(今回のケースでは「両袖デスク」「ワゴン」などの商品名」)を入力するセルを作る。ここでは,あらかじめ「会議用テーブル」と入力しておいた(図3)。

図3●検索用のキーワード入力欄を作る。今回は,商品名で検索するので,あらかじめ「会議用テーブル」と入力しておいた

 最後に,金額を表示させるセルに,「=VLOOKUP(A3,A7:C11,3,FALSE)」のように入力する。最初の引数「A3」は,検索のためのキーワード(今回は「会議用テーブル」と入力したセル)のこと。次の「A7:C11」は,参照表の範囲だ。タイトル行は含めなくてよい。その次の「3」は,参照表で該当するデータを見付けたとき,そのデータを「1列目」と仮定して,何列目のデータを抽出するかを指定する番号だ。最後の「FALSE」は検索の型。「FALSE」と入力すると,完全に一致するデータだけを検索する(図4)。

 これで,商品の価格検索ができるようになった。現在は,「会議用テーブル」の価格が表示されている。後は,「会議用テーブル」を「両袖デスク」「ワゴン」などに書き換えれば,それぞれの商品価格に表示が切り替わる。

図4●VLOOKUP関数を使い,「商品名を入力したセル」「商品一覧表のセル範囲」「抜き出す列の番号」「検索の型」の順に入力する。これで設定は完了だ

※この記事はExcel 2002(Office XP)をもとに執筆しています。

■岡野 幸治 (おかの こうじ)

フリーランスライター。「日経PC21」「日経PCビギナーズ」などでパソコン関連の活用記事を中心に執筆中。