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 「はがき宛名印刷ウィザード」では通常、Wordの住所録を使用して宛名の印刷をする。でも、Excelの顧客データを使って宛名書きをしたい、と思うこともあるはず。そんなときは、住所録にExcelのデータファイルを指定しよう。

 Excelのファイルを使うときは、ウィザードの差し込み印刷の設定で「既存の住所データファイルを差し込む」を指定し、ダイアログボックスで使いたいファイルを選べばいい。その後、Wordの差し込みフィールドにExcelのどの項目を当てはめるかを指定すればOK。顧客番号など印字するデータを追加することも可能だ。

図1 Excelの顧客名簿。これをWordの宛名書きに利用する

図2 「はがき宛名印刷ウィザード」で「既存の住所データファイルを差し込む」ラジオボタンをオンにして「完了」ボタンをクリックする

図3 「ファイルの種類」に「Microsoft Excelワークシート」を選び、「顧客名簿」を選択して「開く」ボタンをクリックする

図4 範囲を指定するダイアログボックスが表示されるので、そのまま「OK」ボタンをクリックする

図5 はがきに設定されている差し込みフィールドに、Excelの見出しを当てはめ、「OK」ボタンをクリックする。これをフィールドの数だけ繰り返す。フィールドに該当するデータがない場合は「フィールドの削除」ボタンをクリックする

図6 Excelのデータが宛名に表示された。ツールバーの「宛名の入力」ボタンか「データファイルの編集」ボタンをクリックすると、Excelのファイルが表示され、データの修正ができる