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 仕事先へメールを送信後、送ったメールを見てみたら、相手の名前を「様」をつけず呼び捨てにしていて唖然。すぐにお詫びのメールを送った…なんてことは、ないだろうか。相手に失礼がないように、「様」や「さん」などの敬称を付けて送りたい。

 「アドレス帳」に手動でメールアドレスを登録した場合、苗字と名前を入力した段階で、「表示名」欄にもまったく同じ情報が自動的に入力される。それをそのまま登録すると、このようなことが起こる。「表示名」に表示された文字列が、メールの「宛先」欄に表示されて相手に届くのだ。得意先や上司の場合は、「様」や「さん」などの敬称を付けるのが望ましい。

 それには、アドレス帳から登録したアドレスのプロパティ画面を開き、「表示名」欄を「様」などの敬称つきのものに変更する。

図1 「送信済みアイテム」フォルダ内のメールを見て愕然。取引先の担当者を呼び捨てにした形でメールを送ってしまっている


図2 「アドレス帳」を開き、変更したいアドレスを選択して「プロパティ」を押す。「プロパティ」画面の「名前」タブを開き、「表示名」欄を敬称つきのものに書き換える