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 仕事を円滑かつ効率的に進めるためには、社員同士の情報共有が不可欠。このために、グループウエアを導入している企業も多いことだろう。だが、グループウエアを社内だけで使うのはもったいない。社外からの活用も考えてみよう。

社内の意思疎通を活発に

 ここで、グループウエアをまだ導入していない方のために、簡単に主な特徴を紹介しておこう。グループウエアとは、ユーザー同士のコミュニケーションを支援するためのツールだ(下図1)。

【グループウエアが持つ主な機能】
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 例えば、「スケジュール管理機能」を使って、部署みんなでスケジュールを書き込むようにすれば、だれがどこにいるのか、会議はいつならできるのかが、すぐに分かる。グループウエアに使い慣れると、手帳に予定を書き込まなくても済むようになる。もちろん、個人的なスケジュールは非公開(他ユーザーからは予定があることは分かるが、内容は分からない)設定も可能だ。

 「メール機能」を使えば個別ユーザーとメールをやり取りしたり、書類を回覧することもできる。「掲示板機能」を使えば、部内の全員にお知らせを通知したり、特定の議題に対してみんなでコメントを付けて議論する、といったこともできる。「施設・備品管理機能」を使えば、会議室・応接室などの施設の空き時間や、デジタルカメラなどの備品をだれが使っているかの管理も可能だ。先のユーザー同士のスケジュール機能と施設管理機能を組み合わせて、会議に参加するメンバーのスケジュールと会議室の空き時間を組み合わせて表示できる製品も多い。「共有フォルダー機能」を使えば、みんなで使う書類を一元管理できる。ただ蓄積するだけのファイルサーバーと違って、書類の変更履歴やバージョンの管理も可能だ。

 主なグループウエア製品のうちマイクロソフトの「Exchange Server 2003」や日本IBMの「Lotus Notes/Domino 7.0」などは、大規模ユーザー向け。使いこなすにはカスタマイズなどが必要になる。中小企業が比較的簡単に使えるのは、サイボウズの「Office 6基本セット」、マイクロソフトの「GroupBoardワークスペース」、ネオジャパンの「desknet's」など、カスタマイズなどをあまりせず、Webブラウザーから使える製品がお薦めだ。今回は、サイボウズのOffice 6を使って、社外からのアクセス方法を紹介しよう。