PR

 メールソフトには、受信したメールを効率よく読んだり管理したりする機能が備わっている。Outlook Express(OE)の場合は、「メールルール」という振り分け機能だ。ここでは、使うと便利な「メールルール」を紹介しよう。

 「メールルール」によるメールの振り分けは、メールアドレスや件名、本文に含まれる言葉によって専用フォルダーに移動するというのがもっとも多く使われるだろう。OEには、下の表のように条件もアクションもまだまだ種類がある。うまく組み合わせていかに管理しやすくするかは、利用する人の腕の見せどころ。ここでは3つほど便利なルール例を紹介する。

表1 OEの「メールルール」で設定できる条件とアクション


■対応が必要なメールを目立たせる
図1 本文中に「返事(をお待ちしています)」や「至急(ご連絡ください)」などの素早い対応を必要とする言葉があるメールに対して、「返事」と「至急」を条件にメールに色を付けて目立たせて読みこぼしを防ぐ


■アカウントごとにフォルダー分け
図2 複数のアカウントのメールを受信する場合に便利。それぞれのアカウントごとに専用フォルダーへ移動する


■ファイルサイズで処理を指示
図3 ノートパソコンでのモバイル時など、通信速度や通信料を考慮して、大きなサイズのメールはダウンロードしないようにする。サーバーから削除しないようにすれば、後から別のパソコンで全内容を受信し直すことも可能