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 Outlook Expressなどの電子メールソフトでは、送り先を登録する項目として「宛先(TO)」「CC」「BCC」がある。これらはどう使い分けるといいのだろうか。

 メールを送るときに最も注意が必要なのは、メールの送り先の入力の仕方だ。Outlook Expressには、送り先を入力する欄として「宛先」と「CC」、そして通常は隠れていて表示されない「BCC」の3つがある。この3つの使い分けを簡単に説明すると下の表のようになる。

表1 OEなどのメールソフトには、送り先を登録する項目として「宛先」「CC」「BCC」があり、主にこのように使い分ける


 通常、送り先が1人しかいない場合は「宛先」を使うことになるので悩むことはないが、複数の人に送る場合が問題だ。送り先の相手に役職があって優劣をつけなくてはいけない場合や、同報したほかのメンバーには送ったことを知られたくない人にも同じメールを送りたい場合など、送り先の関係が複雑な場合ほど使い分けを考えたい。担当者が3人いた場合についてシミュレーションしてみよう。

■3人とも同等に扱う場合

「宛先」に「;」で区切って全員のメールアドレスを入力する。このとき、実は最後に入力した人がリーダーで、メールアドレスを先頭に持っていきたければドラッグして移動させることができる。

図1 全員を同等に扱うには、「宛先」に全員を並べる


■3人のうち1人が実質的な担当者

 担当者は3人いるがそのうちの1人が実質的な担当者で、ほか2人は一応やり取りした内容を知っておくべき立場でしかない場合は、実質的な担当者のアドレスだけを「宛先」に残し、2人のアドレスは「CC」に移動させたほうがスマートだ。

図2 1人が実質的な担当者で、ほか2人は一応やり取りした内容を知っておくべき立場でしかない場合は、実質的な担当者のアドレスだけを「宛先」に残し、2人のアドレスは「CC」に


■相手に知られずに身内にも送りたい

 相手側の担当者は1人しかいないが、自分の部署内にメールの内容を伝えたい相手がいる場合は、他の誰かにメールを送ったことを相手に知られずに済む「BCC」を使う。「BCC」欄は通常表示されないが、「表示」メニュー→「すべてのヘッダー」を選択すると現れる。相手の担当者のメールアドレスを「宛先」に、同じ部署内の人のアドレスを「BCC」に入力すれば、実際は社内の人間にも送っているのに、相手には自分にだけ送ったようにしか見えない。

図3 送り先に知られずに別の人へも送る場合は、送り先を「宛先」に、隠したい人を「BCC」に入力する


 このように、どの送り先欄にメールアドレスを入力するかによって、受信した人は自分が相手からどう扱われているかまで感じ取れてしまう。それだけに十分に注意したい。送り先をどのように指定すれば良いか迷ったときは、「もしも自分が……」と相手の立場になって考えてみると良い。