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 アドレス帳のデータを、ハガキ作成ソフトなど、他のソフトで二次利用したい人もいるだろう。それに、パソコンのトラブルなどで消えてしまっては大変だ。そこで、Outlook Express(OE)からアドレス帳のデータを書き出して、バックアップしておく方法を紹介しよう。

 アドレス帳データは、さまざまなファイル形式で保存できる。ここではよく使う「CSV形式(.csv)」と「アドレス帳形式(.wab)」での保存(エクスポート)について説明する。「CSV形式」(Comma Separated Value、カンマ区切りの値)のファイル形式は、Excelなどの表計算ソフトはもちろん、ハガキ作成ソフトの住所録などで広く読み書きできる形式で、流用するのに都合がいい。一方、「アドレス帳形式」のファイルは、CSV形式では保存できないグループ情報などもそのまま保存できるメリットがある。用途に応じて保存方法を使い分けよう。

●CSV形式データ(.csv)のエクスポート

 まず、「ファイル」メニューの「エクスポート」→「アドレス帳」を選択する。「アドレス帳エクスポートツール」では「テキストファイル(CSV)」を選択。この「エクスポート」ボタンを押して保存先とバックアップするCSVファイルの名前を指定する。次の画面で、アドレス帳の項目(フィールド)のうち、書き出したい項目を選択だ。「完了」ボタンを押せば、アドレス帳のデータがCSV形式で保存される。なお、グループのアドレスは保存されないので注意だ。

図1 OEの「ファイル」メニューの「エクスポート」→「アドレス帳」を選択


図2 「アドレス帳エクスポートツール」で「テキストファイル(CSV)」を選択し、「エクスポート」ボタンをクリック


図3 保存先とバックアップするCSVファイルの名前を指定する。ファイル名は、保存した日がわかるように日付を入れておくのも手だ


図4 ファイルに保存したい項目にチェックを付けて、「完了」ボタンを押す


図5 保存したCSVデータをエクセルで開いたところ。設定したグループは書き出されない

●アドレス帳形式データ(.wab)のエクスポート

 グループ登録した情報もそのまま保存したいなら、「アドレス帳形式」を選ぼう。この場合は、「アドレス帳」画面で操作する。「アドレス帳」画面を開いて、「ファイル」メニューの「エクスポート」→「アドレス帳(WAB)」を選択し、ファイル名を入力して保存する。

図6 「アドレス帳」画面を開いて、「ファイル」メニューの「エクスポート」→「アドレス帳(WAB)」を選択。図3と同じ画面が表示されるので、ファイル名を入力して保存する