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 縦書きをするときは、半角の英数字や全角のハイフン(-)のように、縦書きにならない文字を使わないのがお約束。宛名印刷に使う住所録を作る際も、番地や部屋番号などは全角で入力し、番地を繋ぐハイフンは半角にするか全角の音引き(ー)にしておいたほうがいい。うっかり半角の英数字や全角のハイフンを入力してしまった場合は、まとめて変換しよう。

 まず、住所録のファイルを開き、変換したいデータのセルを範囲指定する。次に「書式」→「文字種の変換」を実行し、ダイアログボックスで「全角」ラジオボタンをオンにする。これで「OK」ボタンをクリックすれば、指定した範囲の英数字がすべて全角に変わる。

 ただし、これを実行すると半角のハイフンが縦書きにならない全角のハイフンに変わってしまう。そこで引き続き「編集」→「置換」を実行し、「検索する文字列」に「-」(全角のハイフン)、「置換後の文字列」に「ー」(全角の音引き)を指定して「すべて置換」ボタンをクリックする。これで範囲指定した場所のハイフンが音引きに変わる。確認のメッセージが出たら「いいえ」をクリックしよう。

図1 住所録はWordの表形式で表示されるので、変換したいセルを範囲指定し、「書式」→「文字種の変換」を実行する

図2 「全角」ラジオボタンをオンにして、「OK」ボタンをクリック

図3 半角文字がすべて全角に変わる。範囲指定をしたまま「編集」→「置換」を実行する

図4 「検索する文字列」に全角ハイフン、「置換後の文字列」に全角の音引きを入力して「すべて置換」ボタンをクリックする。ここで「置換」ボタンをクリックすると、範囲指定が解除されるので注意しよう

図5 確認のメッセージで「いいえ」をクリックする。「はい」をクリックすると、範囲指定していない場所の文字も変わってしまうので気を付けたい

図6 これで、全角のハイフンが全角の音引きに変わった