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 頻繁に送るメールの内容は、「定型文」として登録してすぐに使えると便利だ。しかしOutlook Expressには、定型文を登録するような機能はない。そこで、「署名」を利用して、使いたいときにすぐに本文に挿入できるようにすると便利だ。

 「署名」は、本来はメールに差出人情報を付け加えるための機能だ。しかし、この署名に、よく送るメールの本文を入れておけば、必要なメールに作成した定型文の署名を挿入するだけで文章が作れてしまう。

 「署名」を作るには、「オプション」画面の「署名」タブを開く。「作成」ボタンを押すと署名データが作られるので、「署名の編集」欄のテキストをクリックして、テキスト入力欄に使いまわしたいメール本文を入力する。定型文として使う本文を作成できたら、署名の名前を「署名#1」から「発送案内」などのわかりやすいものに変えよう。これで署名は完成だ。

 作成した署名をメール本文に挿入するには、メール作成画面を開いて本文の入力欄をクリックする。その後、「挿入」メニュー→「署名」を選ぶ。複数の署名があれば一覧が表示されるので、そこから選ぶ。1つしかない場合は、「署名」を選ぶだけで挿入される。あとは必要箇所を書き換えたり追加したりして完成させて送信だ。

図1 まず署名を使って定型文を作る。「ツール」メニュー→「オプション」を選び、「オプション」画面を開く。「署名」タブを表示したら、「作成」ボタンをクリックだ


図2 新しい署名ファイルが作成されるので、「署名の編集」欄のテキストをクリックしてテキスト入力欄によく送るメール本文を入力する。テキストファイルとして保存しておいて、「ファイル」にチェックを付けてテキストファイルを参照させても良い。次は名前の変更だ


図3 署名の名前をわかりやすいものに変更。「署名#1」を2回クリックして、「発送案内」などのわかりやすいものに書き換える。「OK」ボタンで画面を閉じて完成だ


図4 作成した書名をメール本文に挿入するには、メール作成画面で本文の入力欄をクリック後、「挿入」メニュー→「署名」を選ぶ


図5 本文の入力欄に、本文が入力された。あとは必要箇所に手を加えるだけで送ることができる