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 Excel 2007では、画面の表示モードに、「ページレイアウトビュー」が追加された。このビューでは、Wordの印刷レイアウト表示のように四方に余白が表示され、あたかも印刷された紙を見ているような感覚でページ設定が行える。完全に印刷どおりとは言えないが、従来の印刷プレビューと違ってデータの編集も同時にできるのは画期的だ。今回は、そんなページレイアウトビューの使い方を取り上げる。

印刷時の「見た目」がわかる

 これまでのExcelでは、ヘッダー・フッターやタイトル行などページ書式を設定したら、印刷プレビューに切り替えて結果を確認していた。ところが、印刷プレビューでは、データの修正はできないため、誤りに気づいたらまた標準表示に戻ることになる。

 Excel 2007になって「ページレイアウトビュー」が追加されたことで、このような、印刷プレビューと標準画面を行ったり来たりするわずらわしさからようやく解放された(図1、図2)。Excelをワープロ代わりに使う人が増えている昨今、Wordにあるのと同等の画面表示モードが追加されたことは自然な流れと言えるだろう。

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図1 ページレイアウトビューに切り替えるには、ステータスバー左側の「ページレイアウトビュー」ボタンをクリックする
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図2 ページレイアウトビューに画面が切り替わった。四方に余白が表示され、ルーラーも確認できる。リボンを「ページレイアウト」タブに切り替えると、印刷に必要な設定ができる仕組みだ

「センチメートル」単位で列幅が分かりやすく

 ページレイアウトビューの画面では、上と左にあるルーラーに行列番号と目盛りが表示される。目盛りの単位は、初期設定では「センチメートル」になっている。列や行の境界線をドラッグすると、幅や高さがセンチメートルで表示されるのが分かるだろう(図3)。

 センチメートルやミリメートルなど、一般的に使われる単位でセルの幅や高さを指定できるようになったことによって、市販の用紙に印刷する際の位置揃えもはるかにラクになる。なお、「Excelのオプション」画面で設定を変更すれば、「インチ」や「ミリメートル」に単位を変えることも可能だ(図4)。

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図3 ページレイアウトビューでは、列幅をセンチメートル単位で変更できる
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図4 「Office」ボタン→「Excelのオプション」をクリック。表示される「Excelのオプション」画面で、左の欄から「詳細設定」を選ぶと、ルーラーの単位を変更できる